Jak przewodniczący rady zawiadamia sołtysa o komisji

Odpowiedź: Tak. Od 1 stycznia do drugiego zdania w art. 37a ustawy o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.) „Przewodniczący rady gminy jest każdorazowo zobowiązany do zawiadamiania, na takich samych zasadach jak radnych, przewodniczącego organu wykonawczego jednostki pomocniczej o sesji rady gminy” ustawodawca dodał zwrot „oraz komisji”. Ponieważ słowo „komisja” występuje tutaj w liczbie mnogiej – należy przyjąć, że zaproszenia trzeba wysyłać na wszystkie posiedzenia omawianego gremium, bez wyjątków. Obowiązuje też zasada „lege non distinguente nec nostrum est distinguere' (co oznacza: „Gdy prawo nie rozróżnia, nie do nas należy rozróżnianie”).

Utajnienie posiedzenia komisji

Pytanie 2: W trakcie prac komisji skarg, wniosków i petycji często przy rozpatrywaniu spraw ujawniane są dane osobowe autorów złożonych pism do rady. Czy z uwagi na konieczność ochrony danych osobowych przewodniczący może zdecydować o niezapraszaniu sołtysów na te posiedzenia?

Odpowiedź: Nie. Ustawa nie wyłącza żadnej komisji. Nie ma więc podstaw, aby przewodniczący rady nie zapraszał sołtysów na posiedzenia komisji skarg, wniosków i petycji. Ponadto zgodnie z art. 11b ust. 1 u.s.g. działalność organów gminy jest jawna. Dodatkowo w myśl art. 18 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (dalej: u.d.i.p.), „posiedzenia kolegialnych organów pomocniczych organów (…) są jawne i dostępne, o ile stanowią tak przepisy ustaw albo akty wydane na ich podstawie lub gdy organ pomocniczy tak postanowi”. Komisje rady (w tym komisja skarg, wniosków i petycji) są organami pomocniczymi rady. Oznacza to, że każdy może w nich uczestniczyć. To zatem kolejny argument, że sołtysi powinni otrzymywać zaproszenia również na posiedzenia tej komisji.

Oczywiście na takich posiedzeniach rozpatrywane są skargi, a więc istnieje ryzyko, że może dojść do naruszenia prawa do prywatności. W takiej sytuacji ze względu na art. 5 ust. 2 u.d.i.p. (prawo do prywatności) część posiedzenia komisji może mieć ograniczoną jawność i dostępność. Powinna to być jednak sytuacja wyjątkowa.

Forma zawiadomienia o posiedzeniu komisji

Pytanie 3: W jakiej formie należy wysłać zawiadomienie do sołtysa o posiedzeniu komisji?

Odpowiedź: Przepisy nie określają formy zaproszenia sołtysa na posiedzenie komisji. Ważne jest jednak, aby móc wykazać, że sołtys był na nie zaproszony. Możliwa jest więc forma np. papierowa lub elektroniczna – czyli zawiadomienie drogą pocztową, poprzez kuriera, pocztę e-mail, SMS, a nawet faks (jeśli sołtys go posiada).

Zaproszenie musi dotrzeć do sołtysa z odpowiednim wyprzedzeniem – takim, jakie stosuje się w przypadku radnych. Termin ten wynika zazwyczaj z regulaminów prac komisji. Krótszy niż określony w regulaminie może być dopuszczalny wyjątkowo (np. posiedzenie nadzwyczajne), ale także wtedy musi on umożliwiać udział. Zaproszenie musi zawierać datę, godzinę, miejsce i przedmiot posiedzenia. Zaznaczyć należy, że Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w wyroku z 13 grudnia 2016 r. (sygn. akt II SA/Bd 657/16) stwierdził, że wystarczające jest zawiadomienie zainteresowanych o sesji poprzez BIP – przy czym w wyroku tym chodziło o zawiadomienie rodziców dzieci ze szkoły.

Inne materiały wysyłane z zawiadomieniem

Pytanie 4: Czy wraz z zaproszeniem na posiedzenie komisji (zawiadomieniem o posiedzeniu komisji) trzeba przesyłać sołtysom dokładnie wszystkie materiały, jakie otrzymują radni?

Odpowiedź: W zdaniu drugim w art. 37a u.s.g. jest sformułowanie: „na takich samych zasadach jak radnych”. Wydaje się, że to określenie należy rozumieć dosłownie. Każdego sołtysa trzeba zatem zawiadomić o posiedzeniu każdej komisji na takich samych zasadach jak każdego radnego, a więc również przesłać wszystkie materiały na sesję. Moim zdaniem mimo dosłownego brzmienia można wskazać jednak jeden wyjątek: nie rekomenduję przesyłania skarg rozpatrywanych przez radnych – ze względu na konieczność ochrony prawa do prywatności. Skarga zgodnie z orzecznictwem jest bowiem dokumentem prywatnym. ©℗