statystyki

Wyciskanie wyciśniętej cytryny

Piotr Marucha22.05.2013, 00:00; Aktualizacja: 27.05.2013, 10:15
  • Wyślij
  • Drukuj

Wszechogarniający proces obniżania kosztów już dobre kilka lat temu dosięgnął również prawników zarządzających budżetami prawnymi w firmach

W celu optymalizacji kosztów osoby zarządzające obszarem prawnym w firmach muszą skoncentrować się na priorytetach: wsparciu celów biznesowych organizacji, zarządzaniu ryzykiem prawnym i zapewnieniu zgodności z przepisami (compliance). Ostatnio okazało się jednak, że dla wielu dyrektorów działu prawnego priorytetem stała się także redukcja kosztów prawnych sam a w sobie. I to priorytetem numer jeden.

Polecenie cięcia kosztów może zastać dział prawny w sytuacji, kiedy prawnicy są przeciążeni bieżącymi zadaniami, współpracujące kancelarie prawne miały już wynagrodzenie obniżane po kilka razy, pojawiają się nowe projekty wymagające zaangażowania prawników, a nasz prezes wymaga utrzymania wysokiej jakości ekspertyzy prawnej i szybkiego reagowania. W obecnych czasach również i w takiej sytuacji prawnicy muszą wykonać rozkaz prezesa: „Koszty w dół o 10 proc.”, czyli dusić „cytrynę kosztową”, która wcześniej już przecież była wyciskana.

Najprostsze i jednocześnie najbrutalniejsze metody dochodzenia do obniżenia kosztów prawnych to: ograniczenie zakupów narzędzi pracy (nie będzie nowego iPada), rezygnacja ze szkoleń (czyli: prawniku kształć się sam), mniej podróży (są przecież wideokonferencje) i obniżanie wynagrodzeń kancelarii prawnych (o ile się uda i ile się da). Kolejnym krokiem (tym razem typu „kanibalistycznego”) może być rezygnacja z samochodu służbowego i własnych bonusów oraz obniżanie wynagrodzeń swoich prawników (a może nawet swojego). Metody takie, niewątpliwie kosztowo skuteczne, spowodują wcześniej czy później spadek jakości obsługi prawnej, nieefektywność i demotywację prawników. Budżet prawny nadszarpnięty podczas poprzednich redukcji kosztowych składa się przede wszystkim z dwóch części: koszty osobowe (czyli nasze pensje i bonusy) i koszty zewnętrzne (czyli wynagrodzenia kancelarii). Inne koszty są tak podstawowe i jednocześnie nieznaczne, że nie ma już z czego ciąć. A redukcja personelu prawnego? Zwolnienie zaledwie jednego prawnika to poważny cios dla bezpieczeństwa prawnego firmy, a zwolnienie dwóch może skończyć się katastrofą (czyli na przykład przegranymi sprawami przed sądem).

Czy można zatem obniżać koszty w inny sposób? Oczywiście tak, ale do tego konieczny jest pewien analityczny wysiłek menedżerski, którego produktem końcowym będą odpowiedzi na fundamentalne pytania o rolę prawników w firmie w kontekście kosztowym: Kto? Co? Dlaczego? Kiedy? Jak? I wreszcie: za ile? Analizę struktury kosztów prawnych rozpoczynamy od uzyskania odpowiedzi na pytanie: czym dział prawny w firmie powinien się w ogóle zajmować i w jaki sposób to robi? Mając już mapę procesów wewnętrznych działu prawnego i fotografię obszarów, gdzie tych procesów brakuje, wiemy, skąd i w jaki sposób zadania trafiają do poszczególnych prawników, jak powstaje produkt prawny (opinia, rekomendacja, udział w negocjacjach, sprawie spornej etc.), czym konkretnie zajmują się nasi prawnicy i w jaki sposób to robią. Wnioski z takiej analizy nasuną się same – których zadań prawnicy nie powinni w ogóle wykonywać (bo nie są dla firmy istotne lub też mogą je wykonać inne działy. np. HR, księgowość, sprzedawcy, logistyka etc.), a które zlecić na zewnątrz. Zyskiem z naszej analizy jest także możliwość poprawy funkcjonowania istniejących procesów wewnątrz działu prawnego, stworzenie nowych procesów, wprowadzenie elektronicznych baz danych i systemów, jeżeli jeszcze ich nie mamy.

Po uporządkowania własnego ogródka przychodzi czas na refleksję nad kosztami współpracujących z firmą kancelarii prawnych. Z pewnością nie za wszystkie czynności kancelarii powinniśmy płacić po stawce doświadczonego prawnika. Warto również co pewien czas poddać ocenie współpracę z daną kancelarią i zakomunikować ją partnerom kancelarii. W przypadku sporów sądowych dobrze jest poprosić kancelarię prawną o analizę sprawy i wstępny budżet już na samym początku. Dzięki temu uzyskamy przewidywalność budżetu prawnego i wskazówkę przy określaniu wysokości rezerwy w księgach. Proces odchodzenia od stawek godzinowych stał się na świecie faktem i większość kancelarii gotowa jest przedstawić nam cenę za cały projekt bez względu na liczbę poświęconego czasu. No i wreszcie: wynagrodzenie za sukces. Taka umowa z kancelarią pozwala w znacznym stopniu obniżyć koszty i podzielić odpowiedzialność finansową za rezultat danej sprawy pomiędzy naszą firmę a kancelarię.

Kiedy stawek nie da się zoptymalizować po raz kolejny, to może należy sięgnąć po mniejsze i tańsze kancelarie prawne? Nie jest tajemnicą, że często odnajdziemy tam doskonałych specjalistów, którzy jeszcze niedawno pracowali dla prawniczych gigantów. A może niektóre projekty można zlecić firmom nieprawniczym, czyli jeszcze tańszym? Jest to praktyka dość powszechna za oceanem (tzw. Legal Process Outsourcing), a więc dotrze wkrótce i do nas.

Oszczędność w budżecie spowoduje niewątpliwe przesunięcie ciężaru pracy z kancelarii prawnych na prawników wewnątrz firmy. Jak to zrobić, kiedy prawnicy są już i tak przeciążeni? Po prostu trzeba ich odciążyć. Analiza zadań i sposobu ich wykonania przez prawników wskaże nam obszary i czynności, które możemy przekazać innym działom, w ogóle z nich zrezygnować lub dystrybuować w dół struktury prawnej w firmie. I tak część pracy prawnika wykona młodszy prawnik, młodszego prawnika – pracownik administracyjny działu prawnego, a pozostałe czynności rutynowe i techniczne: asystent, sekretarka lub praktykant. Skoro koszty muszą zostać obniżone, to trzeba sobie jakoś poradzić. Koncentracja na firmowych priorytetach, porządkowanie własnego ogródka i outsourcing wewnętrzny są lepszymi metodami od tych kanibalistycznych. Prowadzą bowiem do tego samego rezultatu: redukcji kosztów.

Świadomość własnych kosztów to nie tylko decyzja, czym będzie zajmował się dział prawny, ale również jakie koszty obciążają dział prawny w systemie księgowym firmy. W kosztach prawnych nie powinno znaleźć się nic, o czym nie wiedział dyrektor działu prawnego i na co nie wyraził zgody. Wgląd do własnych kosztów w systemie księgowym i bieżący monitoring są konieczne, jeżeli chcemy zapewnić dyscyplinę budżetową. Dzieląc się swoim doświadczeniem, życzę koleżankom i kolegom po fachu sukcesów w walce o zoptymalizowany budżet prawny.

Sztuka cięcia kosztów

Kwestia optymalizacji kosztów była motywem przewodnim ubiegłotygodniowej konferencji „Skuteczne zarządzanie działem prawnym”, zorganizowanej przez Business Media Solutions. Patronem medialnym wydarzenia był Dziennik Gazeta Prawna.

Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję
  • Wyślij
  • Drukuj
Źródło:Dziennik Gazeta Prawna
Więcej na ten temat

Artykuły płatne

    Artykuły bezpłatne

      Komentarze FB:

      Prawnik: najnowsze