Dieta za dobę podróży krajowej wzrosła o 7 zł (do 30 zł). Wyższe są także takie świadczenia oraz limity na nocleg w delegacji zagranicznej (w zależności od państwa podróży, np. dieta w USA wzrosła z 45 do 59 dol., a limit noclegowy we Francji ze 120 do 180 euro; wzrost nie dotyczy jednak wszystkich państw). To długo wyczekiwane zmiany – obowiązujące obecnie stawki diet nie były zmieniane od 2003 r. Co ważne, dotyczą wszystkich pracodawców i pracowników, a nie tylko osób zatrudnionych w instytucjach publicznych.
– Firma spoza sfery budżetowej może ustalić inne warunki wypłacania należności za podróż służbową niż te przewidziane w rozporządzeniu (w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę). Postanowienia te nie mogą jednak ustalać diety na poziomie niższym od tego wskazanego w przepisach – tłumaczy Katarzyna Grzybowska-Dworzecka, adwokat z Warszawy.
W kraju
Podwyższenie diet oznacza też wzrost innych świadczeń przysługujących w trakcie podróży służbowej na terenie Polski. 20-proc. ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wzrósł z 4,60 zł do 6 zł, a ryczałt za nocleg stanowiący 150 proc. diety – do 45 zł (do tej pory 34,50 zł). Pierwsze ze świadczeń przysługuje za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży, a drugie – jeśli pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu lub nie przedstawił on rachunku za skorzystanie z hotelu.
Zgodnie ze zmianami kwota diety jest zmniejszana o koszt zapewnionego, bezpłatnego, częściowego wyżywienia, przyjmując, że śniadanie i kolacja stanowią po 25 proc. diety (7,50 zł), a obiad – 50 proc. tego świadczenia (15 zł). Jeśli pracownik ma zapewnione całodzienne posiłki, wówczas dieta w ogóle nie przysługuje.
Za granicą
Z kolei w przypadku podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety obowiązującej w państwie docelowym podróży.
W przypadku gdy pracownik ponosi wspomniane koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości połowy diety.
Z kolei na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej zatrudniony otrzyma 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę podróży.
Również w przypadku delegacji zagranicznej kwotę przysługującej diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że śniadanie stanowi 15 proc. diety, a obiad i kolacja – po 30 proc.
Co ważne, w przypadku podróży poza granice Polski pracodawca może już ustalać więcej niż jeden kraj delegacji (ma to znaczenie ze względu na różnice w wysokości diet przysługujących w poszczególnych państwach).
Wspólne rozwiązania
Rozporządzenie zawiera też przepisy wspólne dla delegacji krajowych i zagranicznych, które m.in. doprecyzowują, jakie koszty związane z podróżą służbową zatrudnionego ma pokrywać pracodawca. Przewiduje ono, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu wraz z opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami. Zatrudniony, który w czasie podróży służbowej poniesie inne niezbędne wydatki określone lub uznane przez pracodawcę, otrzyma zwrot takich kosztów. Obejmą one m.in. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami czy miejsce parkingowe.
– Pracownik powinien dokonać rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż 14 dni od jej zakończenia. W tym celu załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami – wyjaśnia Małgorzata Lorenc z firmy Lorenc – Doradztwo Kadrowe.
Podkreśla, że jeżeli przedstawienie dokumentów nie jest możliwe, zatrudniony powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Nowe rozporządzenie nie zawiera przepisów przejściowych, co oznacza, że stosuje się je (w tym nowe stawki diet) także do podróży trwających już 1 marca 2013 r.
