Pieniądze przeznaczone na to wsparcie pochodzą z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zgodnie z art. 3 ustawy o ZFŚS, Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Przy czym firma zatrudniająca co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników tworzy Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Bez względu na liczbę pracowników ZFSŚ zakładają zakłady budżetowe oraz jednostki samorządowe.
Pracodawca nie może środkami zgromadzonymi na ZFŚS dysponować dowolnie - przyznawanie świadczeń oraz ich wysokość powinna zależeć od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Kryterium dofinansowania jest więc wysokość dochodów pracownika oraz jego rodziny.
Dokładne zasady przyznawania świadczeń z ZFŚS powinny zostać określane w regulaminie, który zawiera między innymi termin wypłaty i okres, za jaki dofinansowanie przysługuje. Wczasy pod grusza mogą więc zostać wypłacone przed rozpoczęciem urlopu, ale dopuszczalna jest także wypłata pieniędzy już po urlopie, jeśli na przykład przepisy wewnątrzzakładowe przewidują konieczność przedstawienia dowodu poniesionych kosztów, jak faktura lub potwierdzenie wpłaty za obóz lub kolonię dziecka. Dopłata przysługuje zazwyczaj za okres 14 dni kalendarzowych, pokrywających się z urlopem wypoczynkowym pracownika. Pracodawca może też dodatkowo zdecydować się na dofinansowanie obejmujące krótszy okres, na przykład do krótszych wycieczek.
Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami >>>>
Co z osobami zatrudnionymi na podstawie innych umów? Pracownik zatrudniony np. na podstawie umowy-zlecenie może w kontrakcie zastrzec sobie pewne przywileje, w tym prawo do urlopu wypoczynkowego. Stąd decyzja o przyznaniu świadczenia „wczasy pod gruszą” zależy od umowy z pracodawcą.