Tę dotyczącą czasu pracy MRPiPS dzieli na dodatkowe części i pozwala prowadzić w różnej formie. Jednak już dokumentacje dotyczące urlopów wypoczynkowych, list płac czy bhp muszą być jednolite
Od 1 stycznia 2019 r. definicję pojęcia „dokumentacja pracownicza” znajdziemy w art. 94 pkt 9a kodeksu pracy, a zgodnie z nią na powyższe pojęcie składają się akta osobowe pracowników oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Przy czym zgodnie z par. 6 rozporządzenia ministra rodziny pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2019 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369, dalej jako rozporządzenie o dokumentacji) pracodawca ma obowiązek prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika wymienionych w tym przepisie dokumentacji. Dotychczas przyjmowano, że są to cztery dokumentacje, gdyż powyższy paragraf dzieli się na cztery punkty, a zatem wraz z aktami osobowymi obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie łącznie pięciu rodzajów dokumentacji. Na dokumentację pracowniczą poza aktami osobowymi składają się bowiem:
1) dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy,
2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
3) karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wnioski pracowników o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
4) karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Jednak w stanowisku przesłanym Konfederacji Lewiatan (fragment opublikowany w KiP z 4 kwietnia 2019 r., DGP nr 67 – zob. „Ministerstwo Pracy: dokumentacja pracownicza jednocześnie w dwóch postaciach. PIP się z tym zgadza”) resort rodziny, odnosząc się do obszaru czasu pracy, wskazał na możliwość przechowywania ewidencji czasu pracy elektronicznie, a wniosków pracowników w papierze. To spowodowało duże wątpliwości, jak w końcu rozumieć podział dokumentacji na części i obowiązek przechowywania ich w jednej postaci. W związku z powyższym DGP wystąpiło do resortu o kolejne wyjaśnienia uszczegóławiające, a dotyczące innych części dokumentacji: urlopowej i płacowej. Generalnie chodziło o odpowiedź na pytanie, czy jednorodna postać dokumentacji jest przypisana do rodzaju dokumentu, czy jednak do rodzaju dokumentacji.
W stanowisku z 15 kwietnia 2019 r. MRPiPS stwierdziło, że zróżnicowanie postaci prowadzonej dokumentacji może dotyczyć wyłącznie części wyodrębnionych w par. 6 rozporządzenia o dokumentacji, tj. odrębne formy jej prowadzenia mogą być wprowadzone dla lit a, b, c, d w pkt 1, oraz pkt 2, 3 i 4 tego przepisu. Zatem w ocenie resortu w tym paragrafie jest siedem, a nie – jak przyjmowano dotychczas – cztery części dokumentacji pracowniczej. [schemat]
Podział na siedem
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy dzieli się na następujące części:
1. ewidencja czasu pracy (par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia o dokumentacji),
2. wnioski pracowników dotyczące czasu pracy (par. 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia o dokumentacji),
3. dokumenty związane z zadaniowym czasem pracy oraz polecaniem i rekompensatą nadgodzin (par. 6 pkt 1 lit. c rozporządzenia o dokumentacji),
4. zgody kobiet w ciąży na delegacje i rodziców dzieci do lat czterech, m.in. na nadgodziny, pracę w nocy czy delegacje (par. 6 pkt 1 lit. d rozporządzenia o dokumentacji),
5. dokumentacja urlopowa (par. 6 pkt 2 rozporządzenia o dokumentacji),
6. listy (karty) wynagrodzeń oraz wnioski o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (par. 6 pkt 3 rozporządzenia o dokumentacji),
7. karty przydziału odzieży/obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej (par. 6 pkt 4 rozporządzenia o dokumentacji). ©℗
Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, że tylko w ramach czasu pracy może być zastosowana mieszana postać dokumentacji, gdyż ten składa się z czterech części, a w pozostałych obszarach – czyli dotyczących urlopów, płac i bhp – dokumentacja musi być jednorodna, tj. prowadzona tylko w jednej postaci.

W wynagrodzeniach…

Dokumentacja płacowa zgodnie z par. 6 rozporządzenia o dokumentacji składa się z dwóch rodzajów dokumentów: listy płac lub kart wynagrodzeń oraz wniosków o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (te ostatnie zostały wprowadzone od 1 stycznia 2019 r.). W takim przypadku obydwa te dokumenty muszą być przechowywane w jednej postaci. Jeśli więc pracodawca nie chce drukować oddzielnie dla każdego pracownika list płac (kart wynagrodzeń), to musi skanować do systemu wnioski o wypłatę do rąk własnych, gdyby te były składane papierowo. Należy jednak zwrócić uwagę na możliwość złożenia takiego wniosku od razu w postaci elektronicznej, co przewiduje zmieniony od 1 stycznia 2019 r. art. 86 par. 3 k.p. W przypadku przechowywania list płac elektronicznie najprościej byłoby zatem ustalić z pracownikami, by składali wnioski o wypłatę do rąk własnych także elektronicznie. Dzięki temu pracownicy działów płac unikną dodatkowej pracy w postaci skanowania dokumentów do formatu pdf i dołączania ich do systemu kadrowo-płacowego w postaci elektronicznej.

…i urlopach tylko jedna forma

Żadnego podziału nie ma także w dokumentacji urlopowej, a więc archiwizowanie wniosków urlopowych składanych przez pracowników musi mieć także jedną postać. W praktyce oznacza to, że w przypadku przechowywania dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych elektronicznie pracodawcy nie unikną skanowania dokumentów. [przykład]

przykład

Wnioski z zewnątrz
Firma ma aplikację do obiegu wniosków urlopowych, w której są one przechowywane w postaci elektronicznej. Pracownice przebywający na urlopach macierzyńskich i rodzicielskich, którzy chcą przed powrotem do pracy wykorzystać urlop wypoczynkowy, składają jednak pisemne wnioski o urlop, gdyż z domu nie mają dostępu do aplikacji urlopowej. Takie wnioski nie mogą być jednak przechowywane w postaci papierowej, a więc dział kadr po ich otrzymaniu powinien je zeskanować do formatu PDF i po opatrzeniu podpisem elektronicznym dołączyć do systemu teleinformatycznego, w którym są przechowywane wnioski urlopowe.
Zasady postępowania pracodawcy w takich przypadkach opisuje szczegółowo par. 11 rozporządzenia o dokumentacji, który poza obowiązkiem zeskanowania dokumentu i opatrzenia go certyfikowanym podpisem/pieczęcią elektroniczną pracodawcy wymaga uzgodnienia z pracownikiem, co ma się stać z papierowym wnioskiem przez niego złożonym. W powyższym zakresie przepis przewiduje dwie możliwości: wydanie go w postaci papierowej pracownikowi lub zniszczenie pierwotnej postaci dokumentu.

Wolne na żądanie w dwóch opcjach

Ciekawe stanowisko zajął resort rodziny w zakresie wniosków o urlopy na żądanie. Przyjął bowiem, że te mogą być ustne i wtedy nie trzeba w ogóle archiwizować takiego wniosku w dokumentacji urlopowej. Powyższy pogląd wynika z faktu, że wnioski urlopowe nie mają w kodeksie pracy narzuconej żadnej formy. Jeśli jednak pracodawca chce, aby po przyjściu do pracy udokumentować urlop na żądanie, to forma złożenia wniosku powinna być uzależniona od postaci, w jakiej jest przechowywana cała dokumentacja urlopowa. Wszystkie wnioski urlopowe muszą być bowiem przechowywane w jednej postaci, a zatem jeśli stosowany jest w firmie papierowy wniosek urlopowy, to również w takiej postaci musiałby być przechowywany wniosek o urlop na żądanie. ©℗
Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 15 kwietnia 2019 r. w sprawie postaci elektronicznej dokumentacji pracowniczej
1. Czy listy płac mogą być prowadzone elektronicznie, a wnioski o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych mogą być przechowywane w postaci papierowej?
Zgodnie z § 6 pkt 3 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 kodeksu pracy).
Tak, jak to zostało wyrażone w powołanym przez DGP stanowisku MRPiPS, przy zachowaniu ustawowych wymogów przechowywania dokumentacji w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność (art. 94 pkt 9a i 9b k.p.) jest możliwe przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach. Jednak nie należy tego utożsamiać z możliwością przechowywania w odmiennych postaciach dokumentów wchodzących w skład poszczególnych części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zróżnicowanie postaci prowadzonej dokumentacji może się bowiem ograniczyć wyłącznie do wyodrębnionych w § 6 części, tj. odrębnie dla lit a, b, c, d w pkt 1, oraz pkt 2, 3 i 4 tego przepisu.
2. Czy wszystkie wnioski urlopowe muszą mieć jedną formę? Czy wnioski o urlopy na żądanie mogą być składane elektronicznie mimo istnienia wymogu pisemnego wniosku urlopowego i przechowywania dokumentacji urlopowej w postaci papierowej?
Należy zauważyć, iż powszechne przepisy prawa pracy dotyczące urlopów wypoczynkowych nie zawierają regulacji obligujących pracodawcę do udzielania tego urlopu „na pisemny” wniosek pracownika (w przeciwieństwie np. do wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 k.p.). Dotyczy to także urlopu na żądanie. Podobnie, powołane wyżej rozporządzenie posługuje się zbiorczym pojęciem „dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego” (§ 6 pkt 2 rozporządzenia), z czego również nie można wywodzić obowiązku składania przez pracownika takiego wniosku w formie pisemnej. Brak regulacji co do postaci ww. wniosku oznacza także możliwość jego złożenia w formie ustnej. Uregulowanie postaci wniosku związanego z udzielaniem urlopu wypoczynkowego może natomiast nastąpić w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie pracy).
Z uwagi na fakt, iż wszystkie dokumenty związane z udzielaniem ww. urlopu będą umieszczane zbiorczo w jednej części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (tj. dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego – § 6 pkt 2 ww. rozporządzenia), to niezależnie od wybranej przez pracodawcę postaci jego składania, powinny być przechowywane w dokumentacji pracowniczej w tej samej postaci (papierowej lub elektronicznej).
3. Czy wnioski urlopowe wysłane pocztą tradycyjną muszą być skanowane i dołączane do systemu w postaci elektronicznej, czy też mogą być przechowywane w postaci papierowej? Oczywistym jest przy tym, że pracodawca może je zeskanować, aby nie przechowywać dokumentacji w postaci papierowej, ale pytanie brzmi, czy ma taki obowiązek?
W przypadku, w którym pracodawca prowadzi dokumentację urlopową w postaci elektronicznej, zaś złożenie wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nastąpiło na piśmie, należy zastosować § 11 ww. rozporządzenia. Nakłada on na pracodawcę obowiązek sporządzenia odwzorowania cyfrowego takiego dokumentu, opatrzenia go kwalifikowanym podpisem (lub kwalifikowaną pieczęcią) pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę oraz umieszczenia w dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji. Ust. 2 powołanego przepisu wskazuje natomiast, co należy zrobić z takim dokumentem już po wykonaniu ww. czynności.