Dyskusja na temat możliwości uznania zakupu garnituru za koszt podatkowy przetoczyła się ostatnio przez jedną z grup dyskusyjnych dla prawników. Zdania były podzielone, często pojawiały się rady, by sięgnąć po stanowisko organów skarbowych lub wystąpić o interpretację indywidualną.

W żadnej ustawie nie znajdziemy wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Zarówno według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, są to „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów:, poza wymienionymi w tych ustawach wyjątkami. W praktyce organów skarbowych utarło się powtarzane w różnych interpelacjach indywidualnych stanowisko, że są to "wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów". Wydatek musi zatem spełniać trzy warunki:

  1. Pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
  2. Nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, enumeratywnie wymienionych w ustawach o PIT lub CIT;
  3. Być właściwie udokumentowany.

Czy takim wydatkiem będzie zakup garnituru, np. jeśli takiego stroju wymagają spotkania biznesowe z klientami? Fiskus w ostatnich latach odpowiadał na tego typu pytania latach kilkukrotnie, i chociaż interpretacje indywidualne dotyczyły różnych stanów faktycznych, wyłania się z nich spójne stanowisko.

Schludny wygląd to nie koszt

O interpretację indywidualną wystąpił m.in. przedsiębiorca świadczący usługi doradztwa, szkoleń i analizy ryzyk projektowych. Prowadzi jednoosobową działalność, a jego kontrahentami bywają duże firmy realizujące inwestycje infrastrukturalne. Jeden z nich zastrzegł w umowie o współpracy, że kontaktach z partnerami wymaga „noszenia stroju biznesowego (garnitur lub business casual)”. Przedsiębiorca w ogóle nie miał garnituru i musiał go kupić specjalnie na jedno ze spotkań.

Dyrektor Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że nie będzie to koszt uzyskania przychodów (0114-KDIP3-1.4011.561.2018.1.IF). Jak tłumaczył „aby wydatki na zakup garnituru można było uznać za koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej muszą utracić charakter osobisty, np. poprzez trwałe opatrzenie zakupionej odzieży cechami charakterystycznymi logo reprezentowanej przez Wnioskodawcę firmy”.

Fiskus argumentował ponadto, że „każda osoba musi nabywać i używać dostosowaną do własnych wymagań odzież. Dlatego też zakup tych rzeczy stanowi spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej”. W opisanym przykładzie dyrektor KIS znalazł co prawda związek wydatku na garnitur z prowadzoną działalnością gospodarczą, ale nie doszukał się jego przełożenia na przychody przedsiębiorcy. „Uzyskiwanie przychodów w ramach działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży, gdyż schludny wygląd niezbędny jest dla wykonywania wielu zawodów poza sferą działalności gospodarczej” – stwierdził.

Prawnik z logo kancelarii na garniturze

Przedsiębiorca świadczący usługi prawnicze i szkoleniowe zamierzał kupić koszule, garnitury i odzież wierzchnią, na których trwale umieści logo swojej kancelarii. Ubierałby je tylko w celach zawodowych, logo w jego ocenie przyczyni się do „propagowania prowadzonej działalności i zwiększania jej rozpoznawalności oraz zachęcania potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów”.

Dyrektor KIS uznał (0113-KDIPT2-1.4011.41.2019.1.RK), że "wydatki na zakup koszul, garniturów, odzieży wierzchniej, trwałe wykonanie na nich logo, spełniają funkcję reklamową, gdyż zmierzają do zwiększenia rozpoznawalności firmy Wnioskodawcy na rynku, co w efekcie może wpływać na zwiększenie przychodów, a tym samym pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (...)"

Bardziej zawiła okazała się sprawa z praniem tej odzieży. Dyrektor KIS wskazał co prawda, że i ten wydatek można zaliczyć do kosztów, przestrzegł jednak o obowiązku jego należytego udokumentowania. To może być zaś kłopotliwe, zgodnie bowiem z interpretacją „posiadane dowody nie mogą się ograniczać do faktur (rachunków) stwierdzających wysokość poniesionych wydatków, lecz winny to być dowody umożliwiające w sposób bezsporny ustalenie, czy poniesione wydatki miały związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz winny potwierdzać racjonalność poniesionych wydatków”.

Jak bezspornie udowodnić, że zaniesienie odzieży do pralni było racjonalne i miało związek z działalnością gospodarczą? Tego już z interpretacji się nie dowiemy. Fiskus uczulił natomiast, że zasadność zaliczenia danych wydatków do kosztów może być zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego, prowadzonego przez uprawniony do tego organ.

Metki nie widać, czyli reprezentacja a reklama

Jeden z uczestników dyskusji na prawniczym forum podzielił się swoim doświadczeniem – fiskus zakwestionował wydatek na zakup przez niego garnituru służbowego, gdyż logo nie było trwale umieszczone na ubraniu, a przypinane na agrafkę. Sposób i miejsce ekspozycji firmowego logotypu ma bowiem znaczenie, o czym przekonała się pewna spółka akcyjna wyspecjalizowana w sprzedaży aut klasy premium.

Spółka w ramach swojej strategii wizualnej zamierzała kupić dla pracowników salonu samochodowego m.in. firmowe garnitury, koszule, kurtki, koszulki i krawaty. Jak argumentowała, „obecnie firmy, które myślą o budowaniu ujednoliconego i profesjonalnego wizerunku muszą zadbać nie tylko o wiedzę i kompetencje swoich pracowników, ale także o to, jak oni wyglądają (…) Klient zrezygnuje z zakupu luksusowego samochodu, jeżeli personel nie będzie elegancko ubrany. Wygląd personelu ma więc bezpośrednie przełożenie na wyniki handlowe Spółki”.

Fiskus dopytywał, kto będzie właścicielem tego ubioru (spółka) oraz kto będzie go nosił (wnioskodawca przedstawił listę stanowisk służbowych). Na pytanie „w jakim miejscu w strojach zostanie wszyte na trwałe oznaczenie wskazujące na Spółkę?”, wnioskodawca odpowiedział: w przypadku koszulki polo oraz kurtki typu softshell - po lewej stronie klatki piersiowej, zaś w przypadku garniturów oraz koszuli - na wewnętrznej metce. Dyrektor KIS uznał więc, że firmowe koszulki i kurtki mogą być kosztem, ale garnitury i koszule już nie.

Kluczowe dla sprawy okazało się, czy wydatki na odzież mają służyć reklamie, czy też reprezentacji – zgodnie z ustawą o CIT (tak samo jest zresztą w ustawie o PIT) , kosztów reprezentacji nie uważa się bowiem za koszty uzyskania przychodów. Dyrektor KIS powołał się na definicje reklamy i reprezentacji podawane w orzecznictwie, słowniku i literaturze fachowej. Sprawdził nawet, czym jest metka ("kartonik lub kawałek tkaniny przyszywany do niektórych towarów, zawierający informacje o cenie, rozmiarze itp.").

Wniosek - koszulki polo i kurtki z eksponowanym logotypem, pozbawione waloru osobistego, stanowiące dodatkowe narzędzie do osiągnięcia przychodu, można zaliczyć do wydatków o charakterze reklamowym i tym samym do kosztów uzyskania przychodów. Charakteru reklamowego nie ma zaś odzież z logo niewidocznym na zewnątrz, np. na metce. Dlatego też wydatków na takie garnitury i koszule – aczkolwiek racjonalności ich zakupu przez spółkę fiskus nie kwestionował – do kosztów zaliczyć nie można.

„Zauważyć należy, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wydatki na zakup odzieży mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w ramach wydatków na reklamę pod warunkiem jednak wykazania, że odzież utraciła charakter odzieży osobistej z uwagi na opatrzenie jej cechami charakterystycznymi dla firmy (logo, krój, kolor). W przeciwnym wypadku są to wydatki typowo osobiste” – czytamy w interpretacji (0111-KDIB2-3.4010.212.2018.4.PB).

Fiskus zauważył ponadto, że pracownik salonu samochodowego w garniturze nie będzie odróżniał się od innych osób, np. potencjalnych klientów odwiedzających ten salon, jego strój nie będzie więc kojarzył się ze spółką i nie może wpłynąć na jej przychody.

Detektyw w stroju kominiarza

Specyficzny cel zakupu garnituru wskazał we wniosku o interpretację indywidualną przedsiębiorca świadczący usługi detektywistyczne. Jak tłumaczył, jego praca polega głównie na zdobywaniu określonych dowodów (dokumentacja zdjęciowa, nagrywanie filmów, stwierdzanie miejsca pobytu danych osób itp.).

„Wnioskodawca lub współpracownicy (tj. pracownicy bądź zleceniobiorcy) muszą tak działać, aby nie zostali rozpoznani przez osoby, które śledzą” – czytamy w opisie stanu faktycznego. „I tak np. obserwując daną osobę np. na balu karnawałowym, na którym obowiązuje strój wieczorowy, osoba obserwująca nie może przyjść w brudnych i podartych dżinsach, a musi być ubrana w garnitur lub smoking. Tak samo wykonując obserwacje na placach budowy, gdzie wszyscy obecni są ubrani w odzież roboczą, osoba obserwująca nie może pojawić się w zwykłym ubraniu, gdyż od razu wzbudziłaby podejrzenia”.

Detektywi zamierzał więc kupić garnitury, ale też np. strój kominiarza, stroje narciarskie, stroje sportowe, stroje robotników drogowych, smokingi. „Ubrania będą nabywane w taki sposób, aby mogły być używane przez kilku pracowników” – uściślił w piśmie detektyw. Miały stanowić własność jego firmy, zaś pracownicy byliby uprawnieni do ich zakładania jedynie w trakcie wykonywania zlecenia. W biurze detektywistycznym nie funkcjonuje regulamin/procedura przydziału i gospodarowania zakupioną i wydawaną odzieżą.

Odpowiedź o zaliczenie takich zakupów do kosztów była twierdząca (0112-KDIL2-2.4011.235.2020.1.AA). „Niewątpliwie w wykonywanym przez Wnioskodawcę zawodzie dbałość o wizerunek zewnętrzny jest bardzo istotna i stanowi niezbędny element kompleksowego wykonania usługi” – stwierdził dyrektor KIS. „Jeżeli zatem wydatki na zakup odzieży - przyczyniają się do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła to wydatki ponoszone na ten cel stanowią koszt uzyskania przychodu, prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Nie bez znaczenia jest również fakt, że cała zakupiona przez Wnioskodawcę odzież będzie pozostawała jego własnością i będzie wykorzystywana tylko do działalności detektywistycznej Wnioskodawcy”.