Pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną w stałej wysokości i premią, pomniejszaną proporcjonalnie za okres otrzymywania zasiłku oraz wynagrodzenia chorobowego. Pracuje w podstawowym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku. Jak przy obliczaniu podstawy zasiłku postępować z miesiącami poprzedzającymi miesiąc powstania choroby, w których pracownik miał różnego rodzaju nieobecności – np. nieobecność nieusprawiedliwioną, urlop wypoczynkowy, wychowawczy, zwolnienie chorobowe itp.? W jakich przypadkach uzupełniać wynagrodzenie, a kiedy nie?

odpowiedź

Zasady ustalania podstawy wymiaru pracowniczego wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego są wspólne. Podstawę tę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jako wynagrodzenie należy tu rozumieć przychód pracownika podlegający oskładkowaniu, po odliczeniu części składek społecznych potrącanych z dochodu pracownika, tj. kwoty odpowiadającej 13,71 proc. podstawy ich wymiaru. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12-miesięcznego okresu, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. W celu uzyskania przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy zsumować wynagrodzenia uzyskane za miesiące, z których jest ustalana podstawa, i podzielić sumę przez liczbę miesięcy, za które wynagrodzenia te zostały osiągnięte.

Wypłacone niższe wynagrodzenie

W okresie, z którego jest kalkulowana podstawa zasiłkowa, może wystąpić miesiąc, za który pracownikowi wypłacono niższe wynagrodzenie z powodu nieobecności. Nieobecność pracownika w pracy zawsze powinna być wyjaśniona. Pracownik powinien uzasadnić pracodawcy powód niestawienia się w pracy i, o ile to możliwe, przedstawić dowody potwierdzające przyczyny absencji, np. zaświadczenie lekarskie o chorobie swojej lub członka rodziny. Niższe wynagrodzenie może być również wypłacone z powodu trwania zatrudnienia tylko przez część miesiąca. Jednak zdarzają się sytuacje, w których pracownik nie był w pracy, ale ani nie wytłumaczył tej nieobecności, ani nie dostarczył odpowiednich dowodów. W razie zetknięcia się z takim niepełnopłatnym miesiącem przy wyznaczaniu podstawy zasiłkowej należy sprawdzić:
  • jaką część miesiąca pracownik przepracował ze swojego wymiaru,
  • jaki był powód nieobecności i czy została usprawiedliwiona.
Jeżeli bowiem w okresie branym do obliczenia podstawy pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu tej podstawy:
  • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
  • przyjmuje się, po odpowiednim uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.
Zatem w celu ustalenia, czy dany miesiąc wykluczyć z obliczeń, czy też należy go uwzględnić, a jeśli tak, to czy uzupełnić, należy ustalić liczbę dni faktycznie przez pracownika przepracowanych w takim miesiącu i porównać ją z liczbą dni, które normalnie powinien przepracować.
Do dni przepracowanych zalicza się czas urlopu wypoczynkowego, a także inne płatne dni niewykonywania pracy, a więc takie, przy których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, np. tzw. urlop okolicznościowy, dni opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat. Jeżeli się okaże, że pracownik przepracował mniej niż połowę ze swojego czasu pracy, ale wyłącznie z powodów usprawiedliwionych, to taki miesiąc w ogóle odpada z obliczeń. Należy go pominąć. Wtedy przez mniejszą liczbę miesięcy zostanie podzielona suma wynagrodzeń. Inaczej będzie w przypadku, gdy pracownik przepracował co najmniej połowę swego czasu pracy. Wówczas taki miesiąc przyjmuje się do podstawy zasiłkowej, a wynagrodzenie odpowiednio uzupełnia w zależności od rodzaju składników.
Aby dany miesiąc podlegał uwzględnieniu w podstawie zasiłkowej, musi być przepracowany co najmniej w połowie. Co to oznacza? Załóżmy, że w miesiącu były do przepracowania 20 lub 22 dni. Przy parzystej liczbie nie ma problemu, bo połowa to odpowiednio 10 i 11 dni. Co najmniej tyle dni pracy lub więcej sprawi, że miesiąc pozostanie w rachunkach. Mniej dni, tzn. poniżej 10 lub 11, skutkuje wykluczeniem takiego miesiąca (i podzieleniem sumy wynagrodzenia za resztę miesięcy przez niższą liczbę ‒ nie przez 12, lecz odpowiednio mniej). Natomiast podzielenie nieparzystej liczby dni roboczych miesiąca przez 2 nie daje wyniku w pełnych dniach. Tak się dzieje np. przy 19, 21 czy 23 dniach roboczych. Dlatego wynik należy zaokrąglić w górę do pełnego dnia:
  • 19 dni : 2 = 9,5 dnia; po zaokrągleniu 10 dni,
  • 21 dni : 2 = 10,5 dnia; po zaokrągleniu 11 dni,
  • 23 dni : 2 = 11,5 dnia; po zaokrągleniu 12 dni.
Oznacza to, że jeżeli np. z 21 dni roboczych miesiąca pracownik przepracował przynajmniej 11, to ten miesiąc uważa się jako przepracowany co najmniej w połowie i podlega on wliczeniu do podstawy zasiłkowej.
Kolejną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, ustalając część przepracowaną dla potrzeb przyjęcia lub odrzucenia danego miesiąca z absencją, jest sformułowanie „obowiązujący pracownika czas pracy”. Chodzi tu o liczbę dni wynikającą z rozkładu czasu pracy pracownika (z grafiku). [przykłady 1, 2, 3, 4 i 5]

przykład 1

Premia procentowa
Wynagrodzenie pracownika składa się ze stawki zasadniczej w stałej miesięcznej wysokości 4740 zł oraz premii regulaminowej wynoszącej 20 proc. wynagrodzenia zasadniczego, przysługującego za okres faktycznie przepracowany. W miesiącu, który zawiera się w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania, pracownik chorował przez 5 dni. Za ten miesiąc otrzymał wynagrodzenie zasadnicze oraz premię.
Wynagrodzenie wyniosło 3950 zł, co wynika z obliczenia:
4740 zł : 30 = 158 zł; 158 zł x 5 dni = 790 zł; 4740 zł – 790 zł = 3950 zł.
Premia wyniosła 790 zł (3950 zł x 20 proc.).
Premia podlega uzupełnieniu do kwoty 948 zł (4740 zł x 20 proc.), a wynagrodzenie zasadnicze do 4740 zł.

przykład 2

Stawka godzinowa
Pracownik jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy, w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym. Stawka za jedną godzinę pracy wynosi 25 zł. Zachorował w styczniu br. W październiku 2022 r. pracownik powinien przepracować, zgodnie ze swoim grafikiem, 19 dni (206 godz.), a przepracował 15 dni (158 godz.) z powodu choroby, za które otrzymał wynagrodzenie w wysokości 3950 zł (158 godz. x 25 zł). W celu uzupełnienia przychodu za październik należy pomnożyć stawkę godzinową przez liczbę godzin, jaką pracownik miał zaplanowaną do wykonania:
206 godz. x 25 zł = 5150 zł
Jest to bowiem wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby przepracował cały miesiąc zgodnie ze swoim harmonogramem czasu pracy.

przykład 3

Bez usprawiedliwienia
Pracownik zatrudniony od 6 sierpnia 2022 r. zachorował w lutym 2023 r. W grudniu 2022 r. chorował przez 5 dni i w tym samym miesiącu był też nieobecny w pracy przez 2 dni, nie usprawiedliwiając tej absencji. Pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną 3890 zł i otrzymuje miesięczną premię regulaminową w wysokości od 5 do 20 proc. wynagrodzenia zasadniczego za czas pracy. Premia za grudzień wyniosła 8 proc. wynagrodzenia za pracę. Zarówno wynagrodzenie, jak i premia za grudzień podlegają uzupełnieniu, ale tylko o dni niezdolności do pracy, a więc usprawiedliwione. Pracownik w grudniu przepracował 14 dni, a powinien 21 dni.
Wynagrodzenie zasadnicze za grudzień wyniosło 2871,25 zł, co wynika z wyliczenia:
3890 zł : 30 = 129,67 zł
129,67 zł x 5 dni choroby = 648,35 zł
3890 zł : 168 godz. = 23,15 zł
23,15 zł x 16 godz. NN = 370,40 zł
3890 zł – 648,35 zł – 370,40 zł = 2871,25 zł
Premia wyniosła 229,70 zł (2871,25 zł x 8 proc.).
Wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości należy uzupełnić, przyjmując do podstawy kwotę, jaka byłaby należna, gdyby pracownik w grudniu miał tylko tę nieobecność nieusprawiedliwioną. Wynagrodzenie po uzupełnieniu tylko o dni choroby wynosi 3519,60 zł (3890 zł – 370,40 zł).
Premia powinna zaś być uzupełniona tak:
229,70 zł : 14 dni (21 dni – 7 dni) = 16,41 zł
16,41 zł x 19 dni (21 dni – 2 dni NN) = 311,79 zł
Łącznie wynagrodzenie po uzupełnieniu wynosi 3831,39 zł (3519,60 zł + 311,79 zł), a po odliczeniu części składkowej 3306,11 zł.

przykład 4

Urlop wypoczynkowy i choroba
Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie oraz zmienną premię miesięczną za czas przepracowany. Zachorował w styczniu 2023 r. W listopadzie 2022 r. pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym przez 10 dni, za które otrzymał wynagrodzenie urlopowe z premii, ponadto chorował przez 5 dni. W listopadzie przepracował 15 (praca + urlop) z 20 dni. Przy obliczaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego za styczeń 2023 r. wynagrodzenie otrzymane za listopad 2022 r. należy uwzględnić po uprzednim uzupełnieniu. W związku z tym, że wynagrodzenie pracownika składa się ze składnika stałego i zmiennego zmniejszanego proporcjonalnie do okresu pracy, a w listopadzie pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, całość wynagrodzenia, w tym także składnik stały, należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne. Uzupełnienie wynagrodzenia za listopad polega więc na zsumowaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy z wynagrodzeniem za pracę (składnik stały i zmienny), podzieleniu przez liczbę dni pracy i udzielonego urlopu wypoczynkowego (15 dni) oraz pomnożeniu przez liczbę dni, które pracownik obowiązany był przepracować w listopadzie (20 dni).
Gdyby pracownik w listopadzie 2022 r. miał tylko urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za ten miesiąc nie wymagałoby uzupełniania. Nie byłoby bowiem usprawiedliwionej nieobecności, która spowodowała obniżenie wynagrodzenia.

przykład 5

Powrót po urlopie wychowawczym
Pracownica zachorowała w styczniu 2023 r. Do 18 sierpnia 2022 r. przebywała na dwuletnim urlopie wychowawczym, a od 19 do 28 sierpnia chorowała. Obie nieobecności były usprawiedliwione i spowodowały, że pracownica uzyskała wynagrodzenie za sierpień tylko za 3 dni pracy. Miesiąc ten należy więc wyłączyć i podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za styczeń 2023 r. ustalić z okresu wrzesień–grudzień 2022 r. Zsumowane wynagrodzenia za te miesiące należy podzielić przez 4.©℗

Absencje usprawiedliwione i nieusprawiedliwione

W razie nieuzyskania wynagrodzenia za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu, bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. W praktyce mają miejsce także przypadki, gdy w miesiącu pracownik miał nieobecności dwojakiego rodzaju, czyli zarówno nieusprawiedliwione, jak i spowodowane przyczynami uzasadnionymi. Wtedy przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc, w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Innymi słowy, dokonuje się niejako częściowego uzupełnienia. Jeśli pracownik miałby w miesiącu nieobecność nieusprawiedliwioną trwającą co najmniej połowę jego czasu pracy, to takiego miesiąca nie należy wyłączać z podstawy chorobowego. Przyjmuje się ten miesiąc, a tym samym uzyskane wynagrodzenie faktycznie wypłacone, bez uzupełniania. Taki miesiąc zaniża więc podstawę chorobowego.
Warto też zaznaczyć, że mimo nieusprawiedliwionych nieobecności pracownikowi zatrudnionemu na pełen etat należy zawsze zachować podstawę nie niższą niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71 proc. tego wynagrodzenia. Ustawa zasiłkowa nie przewiduje żadnych wyjątków, które pozwalałyby na przyjęcie niższej podstawy.

Zasady uzupełniania

W przypadku wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce uzupełnienie polega na przyjęciu kwoty z umowy o pracę, czyli pełnej stawki za miesiąc pracy.
Uzupełnienie polega bowiem na wyliczeniu wynagrodzenia, jakie pracownik by otrzymał, gdyby nie wystąpiły nieobecności i pracował pełny miesiąc. Wynagrodzenie w stałej stawce godzinowej również traktuje się jak stałe. Dopełnienie następuje wówczas przez pomnożenie tej stawki za godzinę pracy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu (nominał czasu pracy).
Z kolei wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się:
  • poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte, i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień;
  • przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku w zakładzie pracy, w którym przysługuje zasiłek chorobowy – jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.

Sposób zmniejszania składników

W podstawie wymiaru zasiłków uwzględnia się premie przysługujące za okresy miesięczne, kwartalne, roczne oraz za inne okresy, np. półroczne. Premie są przyjmowane do podstawy zasiłkowej w wysokości faktycznie wypłaconej lub po uzupełnieniu. Uzupełnia się te premie, które przysługują za wszystkie dni miesiąca, a za okresy pobierania zasiłków są zmniejszane proporcjonalnie.
W wewnętrznych przepisach płacowych (np. regulaminie wynagradzania) lub umowach o pracę pracodawca powinien zawrzeć postanowienia dotyczące sposobu zmniejszania premii w razie chorobowej absencji. Można je bowiem obniżać w sposób proporcjonalny albo inaczej. Zasada proporcjonalności będzie zachowana wtedy, gdy składnik jest obniżany zarówno o dni nieprzepracowane w stosunku do ogólnej liczby dni roboczych miesiąca, jak i o wszystkie dni zwolnienia w stosunku do całego miesiąca. Jeżeli prawo do premii i jej wysokość są np. powiązane z okresem wykonywania pracy i przysługują za dni efektywnej pracy, to można mówić o proporcjonalności przysługiwania tej premii w stosunku do przepracowanych dni. A jeśli np. stała kwotowa premia lub nagroda są obniżane o 1/30 za każdy dzień orzeczonej niezdolności do pracy, to również jest tu zachowana proporcja i składnik ten wchodzi do podstawy chorobowej po uzupełnieniu.
Premie można również zmniejszać inaczej, tj. kwotowo – np. za każdy dzień absencji premia ulega redukcji o 10 zł lub przedziałem procentowym w zależności od długości absencji w miesiącu. Przy 5 dniach zwolnienia składnik np. nie jest zmniejszany, za okres łącznie do 10 dni – zmniejszany jest o 50 proc., a przy zwolnieniach dłuższych w ogóle nie przysługuje. ©℗
Podstawa prawna
•art. 36‒38 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1732; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2140)
Zapraszamy do zadawania pytań