Zatrudniamy pracownika z trójką dzieci w wieku szkolnym. W sierpniu złożył wniosek o zapomogę na zakup artykułów do szkoły. Przyznano mu dofinansowanie w wysokości 900 zł. W tym roku pracownik pobrał już z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych następujące świadczenia: dopłata do kolonii dziecka w wieku 12 lat – 700 zł, trzy paczki ze słodyczami na Wielkanoc o łącznej wartości – 210 zł oraz dofinansowanie do wczasów pod gruszą – 1000 zł. Czy dopłatę do kolonii też należy wliczać do limitu zwolnienia podatkowego dla świadczeń z ZFŚS na ten rok? Jak rozliczyć szkolną zapomogę w kontekście podatku i składek? Pracownik zarabia 2800 zł miesięcznie (podstawowe koszty uzysku, prawo do kwoty zmniejszającej podatek). W sierpniu otrzyma premię regulaminową 400 zł.
Dopłaty do zorganizowanego wypoczynku dziecka nie należy zliczać z pozostałymi świadczeniami pochodzącymi z ZFŚS dla potrzeb podatkowych. Co prawda wszystkie zostały pokryte z tego samego źródła, czyli z ZFŚS, jednak w przypadku dopłaty do kolonii małoletniego dziecka pracownika ma zastosowanie odrębne zwolnienie z podatku dochodowego, które nie kumuluje się z rocznym – obecnie podwyższonym – limitem dla innych świadczeń z ZFŚS. Z kolei zapomoga na szkolne zakupy pozostanie wyłączona w całości ze składek na ZUS. Jej część w wysokości 110 zł będzie jednak podlegała opodatkowaniu.

Dopłata do szkolnej wyprawki

Działalność socjalna realizowana w ramach ZFŚS polega m.in. na udzielaniu pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także ulgowych świadczeń na rzecz różnych form wypoczynku. W tym zakresie regulamin funduszu może przewidywać m.in. wsparcie przeznaczone na potrzeby szkolne dzieci pracowników i innych osób uprawnionych, np. w formie pieniężnej. Wysokość zapomogi powinna być uzależniona od indywidualnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. W regulaminie pracodawca ustala bowiem zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Powinien mieć przy tym na uwadze, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Zatem rozpatrzenie wniosku pracownika o świadczenia danego rodzaju powinno być uzależnione od zapisów regulaminu. Można bowiem przyznawać tylko te, które ten akt wymienia jako jedną z form wsparcia. Z ustawy o ZFŚS wprawdzie nie wnika, jak precyzyjne muszą być zapisy regulaminu, ale im dokładniejsze jest wyliczenie rodzajów świadczeń, tym łatwiej dysponować środkami socjalnymi. Firmowe regulaminy powinny też pozwalać na sprawną obsługę wniosków. Istotne jest więc m.in. dookreślenie, na czym polega pomoc materialna, i wskazanie, czy chodzi o pomoc pieniężną, a jeśli tak, to czy są to zapomogi/dofinansowania i na jakie cele (np. nadzwyczajne przypadki losowe, trudna sytuacja rodzinna), czy też pomoc rzeczowa pod postacią bonów, paczek żywnościowych, biletów do kina itp. Jeśli np. pracodawca jako administrator funduszu wymienił w regulaminie tylko świadczenia rzeczowe, a pieniężnych już nie, to nie może wypłacić pracownikowi gotówki na artykuły papiernicze dla ucznia. Nie może bowiem postąpić wbrew postanowieniom regulaminu. Owszem, dopuszczalna jest oczywiście jego zmiana, polegająca na rozszerzeniu katalogu świadczeń lub jego zawężeniu. Jednak konieczne jest zachowanie procedury z tym związanej z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS (uzgodnienie ze związkami zawodowymi lub z wybrańcem załogi do reprezentowania jej interesów).
Ze względu na obecną sytuację związaną z COVID-19 nie wszystkie firmy, w których powinien działać ZFŚS, będą wypłacały dofinansowania z tego źródła. Część z nich bowiem, korzystając z przepisów tarczy antykryzysowej, zawiesiła prowadzenie funduszu lub zmniejszyła jego dotowanie, a to może oznaczać niewystarczające środki na wspomaganie pracowników. W konsekwencji rodzicom pozostanie jedynie wsparcie państwowe z programu „Dobry start” w wysokości 300 zł na każde dziecko uczące się, w wieku do 20. roku życia. Pomoc dostanie raz w roku każda rodzina, na wniosek rodzica lub opiekuna prawnego, bez względu na sytuację dochodową.

Podatek dochodowy – w tym roku wyższy limit

W pojęciu przychodów ze stosunku pracy mieszczą się zarówno wszelkie wypłaty pieniężne, niezależnie od źródła finansowania, jak i każde inne przysporzenie na rzecz pracownika polegające m.in. na zaoszczędzeniu wydatków, jakie musiałby sam ponieść. Wyjątkiem od tej zasady są zwolnienia przedmiotowe.
Do pracowników zastosowanie mają co najmniej dwa zwolnienia dotyczące świadczeń o socjalnym przeznaczeniu. Jedno obejmuje wartość otrzymanych przez pracownika – w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS – świadczeń rzeczowych oraz pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w 2020 r. i 2021 r. kwoty 2000 zł (ale poza bonami, talonami i innymi znakami, uprawniającymi do ich wymiany na towary lub usługi, które nie są rzeczowymi świadczeniami w tym rozumieniu; zob. art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Powyższy limit został podniesiony z 1000 zł rocznie, ze względu na sytuację epidemiczną i kryzys wywołany koronawirusem.
Jak wynika z powołanego przepisu, skorzystanie ze zwolnienia jest możliwe, jeżeli są spełnione łącznie następujące przesłanki:
  • świadczenie ma charakter świadczenia rzeczowego lub świadczenia pieniężnego,
  • źródłem finansowania są w całości środki z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych,
  • świadczenie ma związek z finansowaniem działalności socjalnej,
  • nie dojdzie do przekroczenia kwoty rocznego limitu wartości świadczeń.
Kolejne zwolnienie dotyczy wypoczynku dzieci. Wolne od PIT są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:
  • z funduszu socjalnego, ZFŚS oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości;
  • z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w 2020 r. i 2021 r. kwoty 3000 zł (i tu znowu limit podniesiony z 2000 zł).
Tak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Warto zauważyć, że dopłaty z ZFŚS przeznaczone na powyższy cel nie mają ograniczenia kwotowego w skali roku. A to oznacza, że powyższe zwolnienie jest niezależne od tego, wynikającego z pkt 67, obejmującego pozostałe świadczenia z funduszu. Nie można więc łączyć obu ulg.

Z ZFŚS bez składek

Wszystkie rodzaje świadczeń pochodzących ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ZUS (par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Zwolnienie jest więc dość szerokie, bo nie zostało ograniczone co do rodzaju świadczeń ani ich łącznej wysokości w roku. Wymienione w pytaniu czytelnika świadczenia na rzecz pracownika pozostaną więc nieoskładkowane. Istotne jest przy tym nie tylko źródło sfinansowania, lecz także to, czy zostały one przyznane stosownie do indywidualnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, zgodnie z regulaminem.

Z innych środków

Pracodawca, który nie ma ZFŚS lub z różnych przyczyn nie może do niego sięgnąć (np. regulamin nie przewiduje pomocy edukacyjnej), ma prawo uruchomić inne źródła wypłaty świadczeń, jeśli takimi dysponuje. Mogą to być jakieś rezerwy, bieżące środki lub fundusze socjalno-bytowe utworzone na podstawie układu zbiorowego pracy. Oczywiście z podatkowo-składkowego punktu widzenia pomoc z ZFŚS jest najkorzystniejsza, ponieważ świadczenia z innej puli pieniężnej są obciążone podatkiem dochodowym i składkami jako zwykły przychód ze stosunku pracy.
Wyłączone z zapłaty składek są jedynie świadczenia z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS – do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS (w 2020 r. – 1550,26 zł). Jeśli więc pracodawcę na to stać i zechce wspomóc pracowników w wydatkach na szkołę, może to zrobić również z ww. źródeł. ©℗
Rozliczenie świadczeniobiorcy ©℗
W 2020 r. pracownik kilka razy uzyskał już świadczenia z ZFŚS, zarówno rzeczowe, jak i pieniężne, o dotychczasowej łącznej wartości 1210 zł:
‒ paczki okolicznościowe dla dzieci – 210 zł,
‒ dofinansowanie wczasów pod gruszą – 1000 zł.
Limit zwolnienia nie został jeszcze wyczerpany. Przy założeniu, że świadczenia są przyznawane zgodnie z regulaminem ZFŚS, w tym z uwzględnieniem położenia socjalnego pracownika i jego rodziny, to:
1) wszystkie świadczenia podlegają zwolnieniu ze składek na ZUS,
2) dla potrzeb ustalenia obowiązku podatkowego należy zliczyć wartość paczki, dofinansowanie do wczasów letnich oraz dopłatę do wyposażenia szkolnego w wysokości 900 zł.
Natomiast dopłata do kolonii jest w całości objęta zwolnieniem podatkowym i nie podlega uwzględnieniu w tej sumie. Oznacza to, że po wypłacie wsparcia na podręczniki doszło do przekroczenia rocznego limitu zwolnienia o 110 zł (1210 zł + 900 zł = 2110 zł – 2000 zł = 110 zł) i dofinansowanie szkolne może być wolne od PIT tylko w wysokości 790 zł (1210 zł + 790 zł = 2000 zł). Od kwoty przekroczenia (nadwyżki) należna jest zaliczka na podatek dochodowy.
Lista płac na sierpień 2020 roku
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 4000 zł 2700 zł + 400 zł + 900 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 425,01 zł • podstawa wymiaru: 3100 zł • składka emerytalna: 3100 zł x 9,76 proc. = 302,56 zł • składka rentowa: 3100 zł x 1,5 proc. = 46,50 zł • składka chorobowa: 3100 zł x 2,45 proc. = 75,95 zł Łączna kwota składek: 425,01 zł.
Składka na ubezpieczenie zdrowotne: ‒ do zapłaty do ZUS ‒ odliczana od podatku 240,75 zł 207,31 zł • podstawa wymiaru – 2674,99 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, tj. 425,01 zł) 2674,99 zł x 9 proc. = 240,75 zł 2674,99 zł x 7,75 proc. = 207,31 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 180 zł • przychód do opodatkowania: 3210 zł (3100 zł + 110 zł) • podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 2535 zł [3210 zł (przychód) – 250 zł (koszty uzyskania przychodów) – 425,01 zł = 2534,99 zł] • zaliczka do urzędu skarbowego: 180 zł [(2535 zł x 17 proc.) – 43,76 zł = 387,19 zł (zaliczka na podatek) – 207,31 zł (składka zdrowotna) = 179,88 zł]
Kwota do wypłaty 3154,24 zł 4000 zł – (425,01 zł + 240,75 zł + 180 zł)
Podstawa prawna
• art. 2, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070)
• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67, pkt 78, art. 52l ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1291)
• par. 2 ust. 1 pkt 19, pkt 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)