Obsługa umowy ubezpieczenia

Obsługa klientów zarówno przed, jak i po zawarciu umowy ubezpieczenia staje się najważniejszym, obok bogatej oferty produktowej, elementem działalności ubezpieczeniowej. Coraz częściej to właśnie prosta i szybka obsługa umów oraz realizacja świadczeń decyduje o konkurencyjności towarzystwa i jest podstawą do budowania i utrzymania relacji z klientem. W przypadku grupowych ubezpieczeń na życie ten obowiązek spoczywa na pracodawcy. To do jego czynności, w myśl zapisów ogólnych warunków ubezpieczeń, należy miedzy innymi: przechowywanie deklaracji przystąpienia złożonych przez pracowników, informowanie ubezpieczyciela o wszelkich zmianach dotyczących ubezpieczającego, ubezpieczonych oraz osób uposażonych, przekazywanie rozliczenia składek wraz z wykazami osób ubezpieczonych, dostarczanie wszelkich dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji umowy, udostępnianie pracownikom obowiązujących ogólnych warunków ubezpieczenia, itp. Zakres czynności, za które odpowiedzialny jest zakład pracy jest duży, dlatego ważne jest, aby otrzymał on wsparcie ze strony firmy ubezpieczeniowej.

Jeszcze kilka lat temu obsługa umów ubezpieczenia pomiędzy zakładem pracy a towarzystwem ubezpieczeniowym odbywała się w formie papierowej. Cała niezbędna dokumentacja była przesyłana pocztą, faxem lub składana osobiście w placówce towarzystwa ubezpieczeniowego. Było to kosztowne, zajmowało sporo czasu i wymagało archiwizowania dokumentów zarówno po stronie ubezpieczającego, jak i ubezpieczyciela.

Aktualnie firmy ubezpieczeniowe starają się wprowadzać rozwiązania, które mają na celu uproszczenie tych czynności. Na rynku działają już towarzystwa, np. PZU Życie, które swoim klientom udostępniają bezpłatnie aplikacje internetowe wspomagające obsługę ubezpieczeń grupowych po stronie zakładu pracy. Dane dotyczące zawartego przez zakład pracy ubezpieczenia są wprowadzane i przesyłane do ubezpieczyciela przez internet. Nowe narzędzia pozwalają na uproszczenie procesów związanych z zawarciem, modyfikacją i bieżącą obsługą ubezpieczeń, a praca osób po stronie klienta odpowiedzialnych za dane czynności jest dużo łatwiejsza. Dzięki nim zakład pracy otrzymuje bezpośredni wgląd w swoje dane oraz dane ubezpieczonych pracowników i ma możliwość ich bieżącej aktualizacji. Posiada dostęp do warunków ubezpieczenia, niezbędnych druków oraz nowych ofert i promocji. Na bieżąco otrzymuje informacje o stanie salda, wpłatach i ewentualnych zaległościach lub nadpłatach. Korzystając z aplikacji internetowej w sposób szybki może ustalić stan grupy, wygenerować listę pracowników objętych ubezpieczeniem oraz przystępujących w danym okresie do umowy lub odchodzących z ubezpieczenia. Dzięki aplikacji internetowej istnieje możliwość elektronicznego wypełniania i przesyłania do towarzystwa ubezpieczeniowego formularzy takich jak: deklaracja przystąpienia, zgłoszenie roszczenia, zgłoszenie rezygnacji, wniosek o indywidualną kontynuację czy formularz zmiany danych ubezpieczonego.

Udostępniane klientom przez niektóre towarzystwa ubezpieczeniowe systemy informatyczne są doskonałym narzędziem bezpośredniego przepływu informacji pomiędzy zakładem pracy i ubezpieczycielem oraz miejscem, gdzie zebrane są wszystkie dane potrzebne do szybkiej i kompetentnej obsługi. Takie rozwiązania zapewniają budowanie relacje z klientem przez cały okres ubezpieczenia i świadczą o nowoczesności firmy ubezpieczeniowej.

Autor: Agnieszka Czyżewska, Ekspert w PZU Życie SA