Kodeks pracy będzie przewidywał, że wypowiedzenie lub dyscyplinarkę można złożyć w formie elektronicznej, czyli np. za pośrednictwem e-maila. Tak wynika z rządowego projektu o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, o którym poinformowaliśmy jako pierwsi. Tak jak pisaliśmy, prawo pracy będzie wprost dopuszczać taką możliwość, ale nie oznacza to, że nagle wszystkie firmy będą zwalniać podwładnych wyłącznie za pomocą e-maili. Przepisy nie rozwiążą bowiem wielu wątpliwości, jakie wywołuje taki sposób zakończenia zatrudnienia. Pracownicy mogą kwestionować doręczenie dokumentu, a muszą się z nim zapoznać, aby zwolnienie z pracy było skuteczne.

Za potwierdzeniem

Tego typu problemy dotyczą przede wszystkim telepracowników, pracowników mobilnych oraz tych przebywający na urlopie lub zwolnieniu lekarskim (w przypadku dyscyplinarki).

– Teoretycznie system informatyczny umożliwia uzyskania potwierdzenia, że dany adresat wiadomości, w tym przypadku pracownik, otworzył e-mail. Ale to nie jest równoznaczne z tym, że zapoznał się z jego treścią. Na przykład osoba zatrudniona zdalnie może twierdzić, że wiadomość została otwarta przypadkowo, bez jej udziału i nie przeczytała jej – tłumaczy Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner w kancelarii CMS Cameron McKenna.

Wskazuje na dodatkowy problem – jeśli telepracownik lub pracownik mobilny dostrzeże e-mail z wypowiedzeniem stosunku pracy, może natychmiast starać się o uzyskanie zwolnienia lekarskiego. W tym czasie niedopuszczalne jest złożenie wymówienia. W takim przypadku pracodawca musiałby udowodnić, że w dniu wręczenia wypowiedzenia, ale przed jego dokonaniem, zatrudniony wykonywał swoje obowiązki.

– To trudniejsze, jeśli pracownik wykonuje obowiązki zdalnie. Zatrudniający musiałby zatem najpierw za pośrednictwem e-maili zyskać potwierdzenie, że pracownik normalnie wykonuje zadania w tym dniu, np. wydać mu polecenie do zrealizowania, i dopiero po zyskaniu potwierdzenia, że je wykonuje, przekazać informację o wypowiedzeniu – wyjaśnia Katarzyna Dulewicz.

Pracodawcy także dostrzegają ten problem. Wskazują, że k.p. mógłby zawierać domniemanie doręczenia e-maila, tak jak w przypadku przekazywania wypowiedzenia za pośrednictwem zwykłej, pisemnej korespondencji pocztowej. Za doręczone uznaje się wypowiedzenie odebrane, a w razie braku odbioru przesyłki poleconej – po jej dwukrotnym awizowaniu.

Odwołania od zwolnień

Odwołania od zwolnień

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

– Moim zdaniem bardziej prawidłowym rozwiązaniem byłaby możliwość wprowadzenia obowiązku pozostawania pracowników zdalnych w kontakcie z pracodawcą. Skoro firmy przyznają zatrudnionym coraz większą swobodę w zakresie miejsca i czasu pracy, to przepisy powinny przewidywać takie rozwiązanie. Wymaga tego współczesny rynek pracy – zauważa Sławomir Paruch, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Tego typu wątpliwości mogą dotyczyć jednak nie tylko osób wykonujących pracę poza siedzibą firmy, ale także np. niektórych zwolnień dyscyplinarnych. W przeciwieństwie do wypowiedzenia rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym jest możliwe także w okresie przebywania pracownika na urlopie lub zwolnieniu lekarskim. Jeśli firma zdecyduje się na zakończenie zatrudnienia e-mailem w takich przypadkach, również ona może mieć problemy związane ze skutecznością doręczenia.

– W takiej sytuacji należy też pamiętać o tym, że rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Termin ten może upłynąć, a firma nie będzie miała pewności co do skuteczności dokonanego zwolnienia – tłumaczy Katarzyna Dulewicz.

Brak podpisu

Eksperci podkreślają, że z powodu wszystkich tych wątpliwości raczej nie będą rekomendować dokonywania zwolnień za pośrednictwem e-maili. Dodatkowo zwracają uwagę na to, że taka forma będzie dozwolona tylko w przypadku, gdy strona wypowiadająca lub rozwiązująca stosunek pracy dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Posiada go niewiele podmiotów, m.in. ze względu na koszty. Na ten problem zwracają uwagę związki zawodowe.

– W przypadku relacji pracownik – pracodawca dochodzi jeszcze jeden element – dostęp do komputera i bezpiecznej korespondencji elektronicznej. Przecież nie wszyscy zatrudnieni posiadają służbowe skrzynki mailowe – wskazuje Katarzyna Zimmer-Drabczyk, kierownik Biura Eksperckiego, Dialogu i Polityki Społecznej NSZZ „Solidarność”.

Jako przykład wskazuje osoby wykonujące prace na linii produkcyjnej. – Ponadto pracownik powinien mieć możliwość wyrażenia zgody na taki sposób składania oświadczeń oraz pewność, że ten sposób komunikowania się nie naruszy jego praw wynikających z ochrony danych osobowych oraz ze stosunku pracy – dodaje.

Jeszcze łatwiej?

Wszystkie te przyczyny powodują, że przekazywanie oświadczeń woli (w tym zwolnienia) za pośrednictwem e-maila są w stosunkach pracy bardzo rzadkie.

– W praktyce zatem modyfikacja k.p. nie spowoduje istotnych zmian dla rynku pracy. Realnym ułatwieniem dla firm byłaby możliwość przekazywania oświadczeń o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy w wersji dokumentowej, tzn. za pomocą zwykłego e-maila, bez konieczności opatrzenia podpisem elektronicznym – tłumaczy Sławomir Paruch.

Wskazuje, że tego typu zmiany są wymuszane przez rozwój nowoczesnych środków komunikacji oraz potrzeby współczesnego rynku pracy.

– Dodatkowo kodeks pracy wskazuje, że oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie, a nie w formie pisemnej. To wbrew pozorom istotna różnica – dodaje.

Takie rozróżnienie może bowiem przemawiać za dopuszczalnością np. wypowiedzeń za pomocą e-maila (bez formalnego potwierdzenia poprzez podpis elektroniczny). Spełnia on bowiem wymóg dokonania danej czynności na piśmie.

– To oczywiście kwestia interpretacji tego, jaki cel przyświecał ustawodawcy przy formułowaniu tego przepisu. Wydaje się, że w tym przypadku chodziło o utrwalenie przyczyny uzasadniającej zwolnienie, a to nie przekreślałoby twierdzeń, że dozwolone jest zwolnienie za pośrednictwem e-maila – tłumaczy Sławomir Paruch.

Wszystkie tego typu wątpliwości mogą być poruszone w trakcie konsultacji społecznych projektu, które właśnie się rozpoczęły. 

Etap legislacyjny

Projekt w konsultacjach społecznych

Polecany produkt: Kodeks pracy 2016>>