Zlecenie zadań w zakresie dokumentacji pracowniczej lub księgowości może być korzystne ze względu na oszczędność kosztów i czasu. Firmy powinny jednak pamiętać, że wiąże się z tym również ryzyko
Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników musi się liczyć z koniecznością przygotowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem (umów, regulaminów, porozumień), prowadzenia akt osobowych, dokonywania obliczeń należnych wynagrodzeń oraz odprowadzania składek ubezpieczeniowych i zaliczek na podatek dochodowy. Oznacza to konieczność dokonania wyboru, czy powyższe czynności będą realizowane samodzielnie przez zatrudnionych w firmie pracowników zajmujących się obsługą kadrowo-płacową, czy też część lub całość tych zadań zostanie przekazana zewnętrznemu podmiotowi.
Zlecenie na zewnątrz
Outsourcing oznacza sposób prowadzenia działalności, którego istotą jest wykorzystanie zasobów zewnętrznych (osób, firm) do wykonywania czynności (zadań, funkcji), które wcześniej były realizowane przez samo przedsiębiorstwo lub które mogły być wykonywane w ramach jego struktury. Innymi słowy metoda ta polega na przekazywaniu zadań, funkcji, czynności, projektów czy procesów do realizacji podmiotowi zewnętrznemu (zob.: „Zbiorowe prawo pracy. Komentarz”, red. Jerzy Wratny, dr Krzysztof Walczak 2009 r., C.H. Beck).
Outsourcing kadrowo-płacowy wiąże się z przekazaniem zewnętrznej firmie zadań powtarzalnych, które jednak wymagają stałego dostępu do aktualnej wiedzy, gdyż przepisy regulujące kwestie pracownicze ulegają ciągłym zmianom.
Nie sposób wskazać zamkniętego katalogu czynności zlecanych w ramach outsourcingu. Można natomiast wskazać na kilka z nich, które najczęściej pojawiają się w ofertach firm zewnętrznych. Są to m.in.:
wrekrutacja pracowników,
wprowadzenie dokumentacji kadrowej (akt osobowych),
wprzygotowanie dokumentów dotyczących pracowników dla organów administracji (ZUS, US, PIP itd.),
wobliczanie należnych wynagrodzeń, przygotowanie pasków płac,
wewidencjonowanie urlopów pracowniczych (okolicznościowych, wypoczynkowych, macierzyńskich itd.) oraz nieobecności w pracy,
wprowadzenie monitoringu badań lekarskich oraz szkoleń z zakresu BHP.
Ponadto coraz częściej w ofertach podmiotów zajmujących się obsługą kadrowo-płacową znajdują się czynności jeszcze do niedawna zarezerwowane dla kancelarii prawnych. Chodzi tu o opracowywanie wewnętrznych procedur, regulaminów pracy, wynagradzania czy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a nawet sporządzanie opinii prawnych z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i prawa podatkowego.
Przede wszystkim kontrola
Aby powierzenie zadań dotyczących kadr i płac było bezpieczne, pracodawca powinien się zastanowić, w jaki sposób zamierza kontrolować działania zewnętrznej firmy. Dobrym rozwiązaniem będzie zlecenie corocznego audytu prawnego, który pozwoli wiarygodnie ocenić poziom obsługi oferowanej przez firmę zajmującą się kadrami oraz uniknąć kosztów postępowania sądowego, odszkodowań i kar, jeśli się okaże, że jej działania są niezgodne z przepisami.
FORMY POWIERZENIA ZADAŃ
Zasadniczo można wskazać na dwie formy outsourcingu:
wprzekazanie pewnych czynności do realizacji przez podmioty zewnętrzne z jednoczesnym skorzystaniem z procedury przejścia części zakładu pracy (art. 231 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.) lub
wzlecenie realizacji części zadań wykonywanych dotychczas przez pracowników firmie zewnętrznej (np. wewnętrzną służbę księgową) przy jednoczesnym utrzymaniu poziomu zatrudnienia i bez stosowania procedury przejścia części zakładu pracy.
MODEL PIERWSZY
Przez przejście części zakładu pracy należy rozumieć przekazanie części zadań i majątku firmy, a w konsekwencji również pracowników, którzy te zadania realizują w ramach stosunków pracy. Można więc w tej procedurze powierzyć do realizacji nie tylko część zadań (np. ochronę, sprzątanie), ale także majątek (np. samochody, komputery, inny sprzęt) oraz pracowników, którzy staną się pracownikami firmy, która przejęła część zakładu pracy. Skutek ten nastąpi z mocy prawa, bez konieczności dokonywania wypowiedzeń czy aneksowania umów.
PRZYKŁAD 1
Przejście części zakładu pracy
Firma podejmuje decyzję o rezygnacji z prowadzenia własnego działu kadr i chce, aby te zadania wykonywał podmiot zewnętrzny.
Przez skorzystanie z instytucji przejścia części zakładu pracy zawartej w art. 231 k.p. pracownicy firmy zatrudnieni w dziale kadr zostaną przejęci przez wyspecjalizowany podmiot – zewnętrzną firmę, która stanie się dla nich nowym pracodawcą.
Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego powierzenie przez pracodawcę wykonywania zadań pomocniczych podmiotowi zewnętrznemu świadczącemu usługi w tym zakresie (outsourcing) może oznaczać przejście części zakładu pracy na innego pracodawcę, pod warunkiem że przemawia za tym kompleksowa ocena takich okoliczności, jak rodzaj zakładów, przejęcie składników majątkowych i niematerialnych oraz przejęcie większości pracowników (por. wyrok SN z 13 kwietnia 2010 r., sygn. akt I PK 210/09).
W przypadku przekazania jedynie części zadań realizowanych przez dany dział procedurą przejścia zakładu pracy powinni zostać objęci ci pracownicy, którzy te zadania realizują u pracodawcy.
PRZYKŁAD 2
Przekazanie niektórych pracowników
W razie przekazania w ramach outsourcingu jedynie części zadań, np. rekrutacji nowych pracowników, procedurą przejścia zakładu pracy powinni zostać objęci ci pracownicy, którzy wykonują te zadania. Pozostali pracownicy działu kadr pozostaną więc w zatrudnieniu u obecnego pracodawcy.
W aspekcie pracowniczym procedura ta będzie skuteczna, o ile faktycznie w firmie nie będą już realizowane zadania wykonywane dotychczas przez dział kadr. Przejście zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. nie powinno bowiem służyć do pozbycia się pracowników, ale do faktycznego przekazania zadań, co jest podstawą tej instytucji. To, że oprócz realizacji określonych zadań przekazani zostaną także pracownicy, którzy je wykonywali, stanowi jedynie niejako skutek uboczny zastosowanej procedury.
MODEL DRUGI
Zlecenie zewnętrznej firmie wykonywania określonych zadań może nie wywierać skutków w postaci przejścia części zakładu pracy. Zewnętrzny podmiot może bowiem jedynie wspierać firmę w realizacji marginalnych zadań (ochrony, usług sprzątania, obsługi kadr itp.) niezwiązanych z główną działalnością firmy, w zakresie których firma nie ma zaplecza kadrowego i sprzętowego.
PRZYKŁAD 3
Tylko przekazanie zadań
Pracodawca decyduje się na zlecenie obsługi księgowej zewnętrznemu podmiotowi, gdyż firma nie zatrudnia księgowego, a on sam nie ma wystarczającej wiedzy, aby samodzielnie zajmować się tymi czynnościami. Zlecenie obsługi księgowej zewnętrznemu podmiotowi będzie w tym przypadku najlepszym rozwiązaniem.
ARGUMENTY ZA I PRZECIWKO
PLUSY
Często wymienianą zaletą outsourcingu jest cena. Usługa prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej jest z reguły liczona na podstawie stawki za jednego pracownika i po przeliczeniu daje to korzystniejszy wynik finansowy niż zatrudnianie nowej osoby.
Ponadto do zalet trzeba także zaliczyć oszczędność czasu oraz brak potrzeby posiadania specjalistycznej wiedzy z zakresu kadr i płac.
PRZYKŁAD 4
Który model najkorzystniejszy
Firma zajmująca się sprzedażą urządzeń biurowych zatrudnia pięć osób: sekretarkę oraz czterech handlowców. Z każdą z nich pracodawca zawarł umowę o pracę. Musi więc zadbać o kwestie dotyczące zatrudnienia, czyli prowadzenie akt osobowych, odprowadzanie należnych składek, a także przygotowywanie odpowiednich dokumentów (oświadczeń, umów itd.). Co w tej sytuacji będzie korzystniejsze dla firmy – zatrudnienie pracownika, który będzie się zajmował tymi kwestiami, czy zlecenie tych zadań zewnętrznej firmie? Czy jeśli przedsiębiorca zawrze umowę dotyczącą obsługi kadrowo-księgowej w ramach outsourcingu, zewnętrzny podmiot przejmie odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie procesów personalnych?
W tym przypadku zatrudnienie dodatkowej osoby do realizacji zadań kadrowo-płacowych będzie nieopłacalne z powodu kosztów, jakie będzie generował nowy pracownik. Skorzystanie z outsourcingu często okazuje się korzystne przy niewielkim zatrudnieniu w firmie. Z reguły bowiem outsourcing opłaca się najbardziej, gdy pracodawca zatrudnia niewiele osób lub gdy zatrudnia pracowników na stanowiskach, na których wymagana jest specjalistyczna wiedza w celu dokonania obliczeń należnych wynagrodzeń i rozliczenia czasu pracy (np. dotyczących kierowców wykonujących przewozy zagraniczne). Trzeba jednak pamiętać, że przy zlecaniu obsługi kadrowo-płacowej małego przedsiębiorstwa pracodawca powinien stale kontrolować działania firmy, której powierzył te zadania.
MINUSY
Outsourcing oprócz zalet niesie jednak ze sobą również zagrożenia. Jako pierwsze trzeba wskazać zwiększone ryzyko ujawnienia informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Zewnętrzna firma będzie bowiem w posiadaniu informacji dotyczących takich spraw, jak poziom wynagrodzeń czy warunki pracy pracowników.
Nierzadko przedsiębiorcy nie mają świadomości, że zlecając usługi dotyczące kadr i płac, w dalszym ciągu będą odpowiadali przed pracownikiem za prawidłowość prowadzonej dokumentacji oraz dokonywanych odliczeń na rzecz ZUS i urzędu skarbowego.
Także w razie stwierdzenia nieprawidłowości przez Państwową Inspekcję Pracy to pracodawca zostanie ukarany mandatem, a nie podmiot zewnętrzny.
Uwaga! W umowie z firmą, która zajmuje się obsługą kadr i płac, strony mogą zawrzeć postanowienie, że firma, która realizuje na zlecenie pracodawcy te czynności, będzie zmuszona do zwrotu kosztów mandatów lub odszkodowań. Takie postanowienie umożliwi jedynie zwrotne (regresowe) roszczenie, którego zaspokojenia będzie można dochodzić w procesie cywilnoprawnym. W razie ewentualnego sporu sądowego z pracownikiem stroną będzie bowiem zawsze pracodawca, a nie firma zajmująca się obsługą kadrowo-płacową.
Ponadto zgodnie z ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) prowadzenie ksiąg rachunkowych i podatkowych oraz innych ewidencji podatkowych, a także sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych wymaga posiadania certyfikatu księgowego, wpisu na listę biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. W zależności więc od zakresu usług, które przedsiębiorca zamierza zlecić podmiotowi trzeciemu, powinien sprawdzić, czy podmiot ten posiada wymagane prawem uprawnienia.
Trzeba także wskazać na ryzyka związane ze zleceniem zewnętrznej firmie przygotowania dokumentów związanych z zatrudnieniem, tj. umów o pracę, kontraktów menedżerskich, umów o odpowiedzialności za mienie powierzone itp., a także oświadczeń o rozwiązaniu i wypowiedzeniu umowy o pracę. Przed zleceniem takich zadań warto wcześniej sprawdzić, czy zewnętrzna firma posiada doświadczenie w realizacji tych zadań oraz zapewnić odpowiedni przepływ informacji pomiędzy zlecającym pracodawcą a zewnętrzną firmą.