Niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie obowiązków służbowych przez podwładnego wiąże się z odpowiedzialnością materialną względem pracodawcy. Przy czym aby przedsiębiorca mógł dochodzić swoich roszczeń, musi udowodnić podwładnemu bezprawność zachowania, winę, szkodę oraz związek przyczynowy między zachowaniem się a powstałym uszczerbkiem na majątku. Wszystkie te przesłanki muszą zachodzić łącznie.

Dwa rodzaje winy
Wina jako jedna z przesłanek odpowiedzialności materialnej może występować w dwóch postaciach – umyślnej lub nieumyślnej. Rozgraniczenie to ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia pracownika. Konsekwencją umyślnego wyrządzenia szkody jest bowiem obowiązek jej naprawienia w pełnej wysokości, tj. w granicach rzeczywistej straty i utraconych korzyści (Sąd Najwyższy w uchwale z 29 grudnia 1975 r., sygn. akt V PZP 13/75).
Jeżeli na przykład pracownik w sposób umyślny uszkodził maszynę, z której działania pracodawca czerpał zyski, to zakres odpowiedzialności podwładnego będzie obejmował koszty jej naprawy, uszkodzonego surowca i zniszczonego towaru, wysokość kary umownej wypłaconej kontrahentowi – odbiorcy za opóźnienie w dostawie, a także stratę przedsiębiorcy wynikłą z tego, że urządzenie przez pewien czas nie funkcjonowało, co pozbawiło go określonych korzyści.
Dodatkowo należy podkreślić, że rodzaj winy ma znaczenie w przypadku, gdyby pracodawca zdecydował się na zastosowanie względem pracownika przepisów o pracowniczej odpowiedzialności porządkowej lub rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy.
W przeciwieństwie do winy umyślnej, gdzie działanie pracownika nastawione jest na zaszkodzenie pracodawcy, podwładny, który wyrządza szkodę – nie mając jednak zamiaru jej popełnienia działa w ramach nieumyślności. Wówczas odpowiedzialność zatrudnionego jest ograniczona.
Kilku pracowników
Jeżeli szkoda została wyrządzona w sposób zawiniony przez jedną osobę – wówczas postępowanie jest maksymalnie uproszczone. Problem może pojawić się wówczas, gdy została wyrządzona przez kilku podwładnych, np. wykonujących wspólną pracę skooperowaną.
W takim wypadku każdy z pracowników będzie ponosił odpowiedzialność za część szkody – z uwzględnieniem własnego indywidualnego przyczynienia się do jej powstania, oraz stopnia i rodzaju winy. Zatem w przypadku gdy szkodę wyrządziło kilku pracowników, wówczas rolą pracodawcy będzie ocena postępowania każdego z nich. Może bowiem wystąpić sytuacja, że część osób działała w ramach winy umyślnej, a część postępowała w sposób nieumyślny. W takim wypadku odpowiedzialność będzie podlegała wyraźnemu rozgraniczeniu – osoby działające umyślnie będą odpowiadały za wyrządzoną szkodę w pełnej wysokości – te, którym winy umyślnej przypisać nie można, będą odpowiadały w sposób ograniczony.
W praktyce może się zdarzyć przypadek wyrządzenia szkody przez kilku pracowników na tyle złożony, że nie będzie możliwe precyzyjne ustalenie stopnia winy i udziału poszczególnych osób w powstaniu szkody. Wówczas pracownicy będą odpowiadali w częściach równych – jeżeli zatem było ich dwóch – każdy będzie odpowiadał po połowie, a jeżeli czterech – udział w odpowiedzialności za szkodę będzie po 25 proc.