Podwładnego, który stracił prawo jazdy, a miał podpisaną umowę o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, może zastąpić czasowo inna osoba. I wcale nie musi być ona pracownikiem.
Marcin Nagórek, radca prawny / Dziennik Gazeta Prawna
Zatrudniamy w urzędzie miasta na umowie o pracę osobę, która z racji wykonywanej funkcji często korzystała z własnego samochodu osobowego (umowa na używanie do celów służbowych ze zwrotem kosztów w postaci ryczałtu), ale nie ma ona w zakresie obowiązków posiadania uprawnień do kierowania pojazdami. W ostatnim miesiącu utraciła prawo jazdy z powodu przekroczenia dopuszczalnej liczby punktów karnych.
Umowa o użytkowanie pojazdu pracownika obowiązuje nadal i w związku z tym mamy pytanie, czy dopuszczalne jest, aby inna osoba trzecia (nie pracownik), którą proponuje nam pracownik, mogła go zastąpić czasowo w zakresie korzystania z jego prywatnego pojazdu?
Odpowiedzi nie znajdziemy wprost ani w kodeksie pracy, ani w innym akcie prawnym. Pewnych wskazówek dostarcza dopiero orzecznictwo sądowe.
Z orzecznictwa
Sąd Najwyższy w wyroku z 26 listopada 1998r. (sygn. akt I PKN 458/98, OSNP 2000/3/94) stwierdził, że możliwa w umowach-zleceniach klauzula wykonywania usług przez osobę trzecią – zastępcę (art. 738 par. 1 w zw. z art. 750 kodeksu cywilnego; dalej; k.c.) jest niedopuszczalna w umowie o pracę (art. 22 par. 1 kodeksu pracy; dalej: k.p.).
Z kolei w innym orzeczeniu (wyrok z 9 lutego 2007 r., sygn. akt I UK 221/06, LEX nr 948780) SN przyjął, że nie jest sprzeczna z istotą stosunku pracy jakakolwiek pomoc świadczona pracownikowi przez osobę trzecią przy wykonywaniu jego obowiązków. I ten drugi kierunek wykładni wypada zaakceptować, bowiem znajduje prawne uzasadnienie w przepisach.
Jako świadczenie usług
Idąc dalej, skoro z podanego stanu faktycznego wynika, że na zajmowanym stanowisku pracy nie trzeba mieć uprawnień do kierowania pojazdami, to można rozważyć zastosowanie przepisów kodeksu cywilnego i rozporządzenia ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Punktem wyjścia jest par. 1 ust. 1 rozporządzenia, zgodnie z którym zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych m.in. samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej. Z redakcji tego przepisu wynika więc jednoznacznie, że obligatoryjne jest zawarcie umowy cywilnoprawnej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Cywilnoprawny charakter tego zobowiązania determinuje z kolei zastosowanie do oceny skutków prawnych związanych z jego wykonywaniem kodeksu cywilnego, mimo że stosunek zobowiązaniowy jest pochodną stosunku pracy.
Wspomniany stosunek zobowiązaniowy ma zaś znamiona świadczenia usługi, skoro jego przedmiotem jest używanie pojazdu. Zgodnie z art. 750 k.c. do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami (za taką należy uznać umowę o używanie w celach służbowych samochodu osobowego pracownika), stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu, w tym art. 738 par. 1 k.c.
Warto zauważyć, że umowy, do których stosuje się art. 750 k.c., są umowami nienazwanymi i charakteryzują się tym, że ich przedmiotem jest świadczenie usług, przy czym umowa taka może dotyczyć dokonania jednej usługi, większej – określonej liczby usług, bądź też dotyczyć stałego świadczenia usług określonego rodzaju (tak: komentarz do art. 750 [w:] „Kodeks cywilny, Komentarz”, pod redakcją Andrzeja Kidyby, tom III, „Zobowiązania – część szczególna”, LEX 2010). Wspomniany art. 738 par. 1 k.c. wskazuje z kolei, że „Przyjmujący zlecenie może powierzyć wykonanie zlecenia osobie trzeciej tylko wtedy, gdy to wynika z umowy lub ze zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności”. Natomiast zgodnie ze zdaniem drugim tego przepisu: „W wypadku takim obowiązany jest zawiadomić niezwłocznie dającego zlecenie o osobie i o miejscu zamieszkania swego zastępcy”.
Trzy przypadki
Warto zauważyć, że od zasady osobistego wykonania zlecenia, którego przedmiotem jest dokonanie określonej czynności prawnej, czyli zlecenia sensu stricto, ustawodawca dopuszcza szerokie odstępstwa. Powierzenie wykonania zlecenia osobie trzeciej jest więc dopuszczalne w trzech przypadkach. Pierwszy z nich wyraża się w tym, że dopuszczalność ustanowienia zastępcy strony przewidziano w umowie, drugi przypadek wynika ze zwyczaju, natomiast trzeci przypadek dopuszczalności powierzenia zlecenia obejmuje sytuacje, gdy przyjmujący zlecenie jest zmuszony do posłużenia się zastępcą przez wystąpienie pewnych okoliczności.
Jeśli chodzi o ostatni z wymienionych przypadków, to w komentarzu pod redakcją Andrzeja Kidyby na temat art. 783 k.c. wskazano, że „Okoliczności te mogą być od niego zależne lub nie, powinny jednak być tego rodzaju, że powodują konieczność posłużenia się zastępcą (np. choroba, wyjazd czy inna okoliczność uniemożliwiająca osobiste wykonanie umowy). Oceny takiej okoliczności należy dokonać według kryteriów obiektywnych (...)”.
O ile więc strony, czyli pracownik i pracodawca, w umowie o używanie pojazdu do celów służbowych nie przewidziały możliwości ustanowienia zastępcy, to warto rozważyć przyjęcie stanowiska, że w istocie rzeczy zaszły okoliczności szczególnego rodzaju (utrata uprawnień do kierowania pojazdami), które sankcjonują wstąpienie w miejsce dotychczasowego zleceniobiorcy (pracownika) innej osoby trzeciej, przy dopełnieniu rzecz jasna powinności przez powierzającego zlecenie w zakresie zawiadomienia pracodawcy o osobie i o miejscu zamieszkania swego zastępcy.
Co z odpowiedzialnością
Niezależnie od powyższego, warto również zauważyć, że nawet brak zaistnienia którejkolwiek z wyżej wymienionych przesłanek nie uniemożliwia wykonywania tego rodzaju umowy przez zastępcę pierwotnego usługobiorcy. Należy bowiem odróżnić powierzenie wykonania zlecenia zastępcy zgodnie z art. 738 par. 1 k.c. (które określane jest w literaturze prawniczej mianem substytucji dozwolonej) od powierzenia wykonania zlecenia w sytuacji braku przesłanek określonych w tymże przepisie (które z kolei stanowi przypadek substytucji niedozwolonej).
Jedyną zaś konsekwencją niewystąpienia jednej z tych przesłanek jest specyficzny podział odpowiedzialności za wykonanie usługi (zlecenia). W sytuacji bowiem dozwolonej substytucji usługobiorca ponosi odpowiedzialność tylko za brak należytej staranności w wyborze zastępcy (gdy dokonał tego z należytą starannością, zwolniony jest z odpowiedzialności za wykonanie zlecenia). Zastępca ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie zlecenia, z tym że odpowiada on zarówno wobec głównego usługobiorcy (zleceniobiorcy), jak i bezpośrednio wobec dającego zlecenie, na co wskazuje art. 738 par. 2 zd. 1 k.c. Jeżeli jednak pierwotny usługobiorca powierza zlecenie osobie trzeciej, nie będąc do tego uprawnionym (substytucja niedozwolona), to nie dochodzi do ograniczenia jego odpowiedzialności. W takim przypadku ponosi odpowiedzialność za wykonanie umowy, a ponadto odpowiada za działania i zaniechania zastępcy jak za swoje własne na zasadzie ryzyka.
Wnioski
Podsumowując, przy założeniu, że na zajmowanym stanowisku pracodawca nie wprowadził obowiązku posiadania wspomnianych uprawnień, to nie ma przeszkód do dalszego wykonywania umowy o używanie w celach służbowych samochodu osobowego pracownika przez osobę trzecią, w tym wydatkowanie środków finansowanych z tytułu przyznanego umownie ryczałtu miesięcznego na rzecz dotychczasowej strony tej umowy.
Ważne
Kwestia rozliczeń pieniężnych pomiędzy pracownikiem a jego zastępcą (osobą trzecią) należy do ich wewnętrznych wzajemnych uzgodnień
Podstawa prawna
Art. 22 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).
Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Art. 738 i 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.).