W pierwszej kolejności dokument ten powinien ustalać wysokość oraz reguły wypłaty pensji zasadniczej. Kwestią sporną jest, czy powinny być w nim zawarte informacje dotyczące płacy na poszczególnych stanowiskach pracy.
Sławomir Paruch, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy / DGP / Marek Matusiak
Robert Stępień, aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy / Media / Materialy prasowe
Regulamin wynagradzania - krok po kroku / DGP
Obowiązek ustalenia regulaminu wynagradzania ciąży na pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników i nie jest objęty zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników (lub objęty układem zbiorowym pracy) nie ma takiego obowiązku. Sporne jest, czy regulamin wynagradzania może zostać wprowadzony w takim zakładzie pracy na zasadzie dobrowolności. Przepisy nie wyłączają takiej możliwości, są jednak wątpliwości co do skuteczności takiego regulaminu. Bezsporne jest natomiast to, że raz ustalony regulamin wynagradzania pozostaje w mocy w przypadku następczego spadku liczby zatrudnionych poniżej 20.

Bez możliwości uchylenia

Regulamin wynagradzania stanowi z założenia regulację o charakterze przejściowym i obowiązuje do czasu objęcia pracodawcy zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Wraz z wejściem w życie układu zbiorowego regulamin wynagradzania przestaje obowiązywać, o ile układ zbiorowy pracy zawiera zasady umożliwiające określenie na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę. Niemniej jednak, biorąc pod uwagę małą popularność układów zbiorowych pracy w Polsce oraz to, że układ zbiorowy pracy może być zawarty wyłącznie w zakładzie pracy, w którym działa związek zawodowy, w praktyce regulaminy wynagradzania mają często charakter trwały i nie są zastępowane przez układy zbiorowe.
Pracodawca może w każdym czasie dokonywać zmian w regulaminie wynagradzania. Zmiany powinny być dokonywane w takim samym trybie, jak wprowadzanie regulaminu wynagradzania, tj. powinny zostać uzgodnione ze związkami zawodowymi i wchodzą w życie po upływie 14 dni od podania ich do wiadomości pracowników. Obowiązujące przepisy nie przewidują natomiast możliwości uchylenia regulaminu wynagradzania. W szczególności nie stanowi przyczyny uzasadniającej uchylenie regulaminu spadek liczby zatrudnionych poniżej 20.
Należy pamiętać, że zarówno wprowadzenie nowego regulaminu wynagradzania, jak i każda jego modyfikacja, jeżeli powoduje niekorzystną dla pracowników zmianę ich indywidualnych warunków zatrudnienia, wiąże się z koniecznością wręczenia im wypowiedzeń zmieniających lub zawarcia z nimi porozumień zmieniających warunki zatrudnienia. W takich przypadkach nie jest wystarczające samo ogłoszenie regulaminu. Regulamin ogłoszony pracownikom wprawdzie wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od jego ogłoszenia, niemniej jednak nie powoduje to zmiany indywidualnych warunków zatrudnienia na niekorzyść zatrudnionych. Obowiązują ich nadal dotychczasowe, korzystniejsze warunki. Tylko takie postanowienia regulaminu wynagradzania, które są korzystniejsze dla pracowników aniżeli ich dotychczasowe warunki zatrudnienia, automatycznie zastępują te dotychczasowe warunki. W pozostałych przypadkach niezbędne jest dokonanie wypowiedzenia zmieniającego lub zawarcie porozumienia zmieniającego.
Istotne jest, że w przypadku wypowiadania pracownikom warunków zatrudnienia w związku ze zmianą regulaminu wynagradzania, nie stosuje się przepisów ograniczających dopuszczalność wypowiadania umów o pracę. Dotyczy to w szczególności przepisów ustanawiających szczególną ochronę zatrudnienia niektórych kategorii pracowników. Żadne przepisy dotyczące szczególnej ochrony nie znajdują w tym przypadku zastosowania, a zatem możliwe jest wypowiedzenie warunków zatrudnienia np. kobietom w ciąży czy chronionym związkowcom, bez konieczności uzyskiwania zgody zarządu zakładowej organizacji związkowej. Wynika to z art. 24113 par. 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.), który znajduje zastosowanie nie tylko do układów zbiorowych pracy, ale także do regulaminu wynagradzania.
Należy natomiast przyjąć, że wypowiedzenia umów o pracę na czas nieokreślony, dokonywane w związku z wprowadzeniem lub zmianą regulaminu wynagradzania, powinny zostać skonsultowane z zakładową organizacją związkową w trybie art. 38 k.p. W doktrynie toczy się wprawdzie spór, czy powoływany art. 24113 par. 2 k.p. nie wyłącza zastosowania również art. 38 k.p. przewidującego obowiązek dokonania konsultacji, jednak taka interpretacja może budzić wątpliwości.

Można podać tylko widełki

Regulamin wynagradzania powinien ustalać przede wszystkim warunki wypłacania wynagrodzenia za pracę. Pracodawca powinien uregulować w nim również inne świadczenia związane z pracą oraz zasady ich przyznawania. Istotne jest, że wszelkie postanowienia dotyczące warunków wynagradzania pracowników oraz przyznawania im innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy będą stanowiły materię regulaminu wynagradzania. Nie ma przy tym znaczenia, czy zostaną one zawarte w samym regulaminie wynagradzania, czy w odrębnych aktach wewnątrzzakładowych. Dla oceny ich charakteru istotny jest przedmiot tych regulacji, odnoszący się do warunków wynagradzania i przyznawania określonych świadczeń. To on przesądza o tym, że stanowią one element regulaminu wynagradzania. Wiąże się to z tym, że wszelkie tego typu regulacje mogą być wprowadzane i zmieniane wyłącznie w trybie przewidzianym dla regulaminu wynagradzania (tj. w szczególności po dokonaniu uzgodnień ze związkiem zawodowym). Dotyczy to przede wszystkim regulacji dotyczących wypłaty premii zawartych w regulaminach premiowania czy np. regulacji dotyczących przyznawania pracownikom samochodów służbowych w zakresie, w jakim dotyczą one zasad korzystania z samochodów do celów prywatnych.
Regulamin wynagradzania powinien ustalać w pierwszej kolejności wysokość oraz zasady wypłaty wynagrodzenia zasadniczego. W doktrynie sporne jest, czy powinny w nim zostać zawarte informacje dotyczące wysokości wynagrodzenia zasadniczego na poszczególnych stanowiskach pracy. Przeważa pogląd, zgodnie z którym regulamin powinien zawierać takie informacje. Zwolennicy tego poglądu powołują się w szczególności na art. 78 par. 2 k.p., zgodnie z którym w celu określenia wynagrodzenia za pracę ustala się wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Ich zdaniem pracownik powinien mieć możliwość ustalić na podstawie regulaminu wynagradzania wysokość swojego wynagrodzenia. W naszej opinii nie wynika to wprost z przepisów. W praktyce pracodawcy często rezygnują z wprowadzania do regulaminów wynagradzania tabeli stawek wynagrodzenia. Jest to uzasadnione w szczególności względami biznesowymi oraz tajemnicą wynagrodzenia. Bardzo często zamiast wskazywania konkretnej wysokości wynagrodzenia na poszczególnych stanowiskach pracy, w regulaminie wynagradzania określane są jedynie widełki. Praktyka taka nie jest kwestionowana.
Jeżeli wynagrodzenie pracowników składa się, obok wynagrodzenia podstawowego, również z innych składników (np. z prowizji), również zasady jej przyznawania oraz ustalanie jej wysokości powinny zostać określone w regulaminie wynagradzania. Należy mieć na uwadze, że prowizja, której zasady wypłaty zostały ustalone w regulaminie wynagradzania, ma charakter obligatoryjny i powinna być wypłacana pracownikom zgodnie z ustalonymi zasadami.

Nagrody i premie

Obok wynagrodzenia zasadniczego, pracodawca może regulować w regulaminie wynagradzania również inne świadczenia przyznawane pracownikom. Najbardziej popularne to nagrody i premie. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na różnice pomiędzy tymi dwoma świadczeniami, które w praktyce są często mylone. Zasadniczo nagroda jest świadczeniem uznaniowym, której przyznanie lub nieprzyznanie nie jest uzależnione od spełnienia jakichkolwiek formalnych, ustalonych wcześniej warunków i zależy wyłącznie od woli pracodawcy. Z kolei premia jest z definicji świadczeniem obligatoryjnym. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek wypłaty premii, jeżeli pracownik spełni konkretne kryteria, określone w samym regulaminie wynagradzania lub w innym akcie wewnątrzzakładowym dotyczącym warunków wypłaty premii. Jednak to nie nazwa świadczenia decyduje o jego fakultatywnym lub obligatoryjnym charakterze. W szczególności pracodawcy często nazywają świadczenie „premią uznaniową”. Wbrew powszechnemu mniemaniu, nie przesądza to o fakultatywnym charakterze takiego świadczenia. Decydujący jest sposób przyznawania tego świadczenia. Jeżeli określone zostaną konkretne warunki wypłacania i ustalania jego wysokości, w tym w szczególności kryteria, od których realizacji uzależnione będzie przyznanie świadczenia, to będzie miało ono charakter obligatoryjny (niezależnie od tego, czy zostanie nazwane premią, nagrodą czy wreszcie premią uznaniową). Oznacza to, że pracodawca będzie miał obowiązek wypłacenia pracownikowi tego świadczenia, w każdym przypadku, gdy ten spełni ustalone kryteria. Aby nadać świadczeniu charakter uznaniowy, postanowienia regulaminu powinny być ograniczone minimum, z wyraźnym wskazaniem, że przyznanie świadczenia jest uzależnione wyłącznie od woli pracodawcy. Warto w takim przypadku ustalić, że pracodawca może w każdej chwili zrezygnować z wypłaty świadczenia, w efekcie czego pracownicy nie będą mieli prawa nabycia tego świadczenia w kolejnych miesiącach lub latach.
Szczegółowe warunki wypłaty premii są często regulowane w ramach odrębnych od regulaminu wynagradzania aktów wewnątrzzakładowych, w tym w szczególności w regulaminach premiowania. Należy jednak pamiętać, o czym była mowa powyżej, że takie regulaminy premiowania są w praktyce traktowane jako część regulaminu wynagradzania, niezależnie od tego, że są wydawane w formie odrębnych dokumentów. Wiąże się to dla pracodawców w szczególności z obowiązkiem wprowadzania tych regulaminów i dokonywania w nich zmian w trybie przewidzianym dla regulaminu wynagradzania.

Pozostałe świadczenia

Obok premii i nagród w regulaminie wynagradzania może być regulowany cały szereg innych świadczeń przyznawanych pracownikom, nie tylko o charakterze pieniężnym, ale także świadczeń rzeczowych bądź świadczeń o charakterze różnego rodzaju usług świadczonych na rzecz pracownika i opłacanych przez pracodawcę. W praktyce zasady przyznawania tych świadczeń są często regulowane poza regulaminem wynagradzania – w odrębnych aktach wewnątrzzakładowych. Nie zmienia to jednak tego, że przedmiotowo należą one do materii regulaminowej i w zakresie, w jakim regulują warunki przyznawania pracownikom określonych korzyści lub świadczeń (które mogą być traktowane jako element pakietu wynagrodzeń) – stosuje się do nich przepisy dotyczące regulaminu wynagradzania. Dotyczy to w szczególności możliwości korzystania przez pracownika ze sprzętu służbowego (w tym w szczególności z samochodu służbowego) do celów prywatnych, niezwiązanych z wykonywaniem obowiązków pracowniczych; polis ubezpieczeniowych opłacanych pracownikom przez pracodawcę; pakietów medycznych i obejmowania pracowników opieką zdrowotną; kart Multisport opłacanych przez pracodawców itp. Katalog tych świadczeń jest otwarty i może obejmować różne kategorie, zależnie od woli i polityki prowadzonej przez danego pracodawcę.
Odebranie pracownikom tego typu świadczeń oraz wszelkie niekorzystne dla pracowników zmiany w warunkach ich przyznawania (np. pogorszenie ich jakości), wiąże się z koniecznością dokonania wypowiedzeń zmieniających lub zawarcia z podwładnymi indywidualnych porozumień zmieniających.
W kontekście powyższego należy podkreślić, że przyznawanie pracownikom wszelkiego rodzaju świadczeń rzeczowych, o których była mowa powyżej, generuje po stronie pracowników określony przychód w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Oznacza to konieczność odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy (oraz składek na ubezpieczenia społeczne) od wartości tych świadczeń. Oczywiście w zakresie, w jakim świadczenia te są finansowane przez pracodawcę.
Często bowiem zdarza się, że są to świadczenia częściowo odpłatne. W takim przypadku, w zakresie, w jakim pracownik ponosi koszty korzystania ze świadczeń, nie ma mowy o powstaniu przychodu po jego stronie i nie powstaje obowiązek odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy. W praktyce problematyczne bywa ustalenie wartości konkretnych świadczeń rzeczowych, a co za tym idzie – wysokości przychodu generowanego po stronie pracownika, stanowiącego podstawę opodatkowania. Należy pamiętać, że przychód ten powinien zostać określony precyzyjnie, aby pracodawca nie naraził się na odpowiedzialność przed organami podatkowymi.

Obowiązek dochowania tajemnicy

Często stosowaną praktyką jest zamieszczanie w regulaminach wynagradzania postanowień nakładających na pracowników obowiązek zachowania w poufności informacji dotyczących wysokości wynagrodzeń. Co do zasady, pracodawca może nałożyć na pracowników taki obowiązek, a jego naruszenie jest traktowane jak naruszenie obowiązków pracowniczych, mogące uzasadniać nawet rozwiązanie umowy o pracę.
W pewnych szczególnych przypadkach postanowienie regulaminu wynagradzania nakładające na pracownika taki obowiązek może być jednak nieskuteczne, a pracownik może uniknąć odpowiedzialności z tytułu naruszenia tego obowiązku. Otóż, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 15 lipca 2011 r. (sygn. akt I PK 12/11, OSNP 2012/19-20/234), ujawnianie innym pracownikom danych dotyczących wysokości wynagrodzenia objętych klauzulą poufności nie stanowi przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę, jeżeli jest dokonywane w celu przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania pracowników. SN wypowiadał się już w tym kontekście (wyrok z 26 maja 2011 r., sygn. akt II PK 304/10, OSNP 2012/13-14/171). Z jednej strony, pracodawca ma prawo objęcia tajemnicą danych o wynagrodzeniach, co jest uzasadnione względami biznesowymi. Z drugiej strony – pracownik powinien mieć możliwość przeciwdziałania naruszaniu przez pracodawcę zasady równego traktowania (a to w przypadku nierównego traktowania w zakresie wynagradzania nie jest możliwe bez odwołania się do wysokości wynagrodzeń innych pracowników). Ocena, czy pracownik dopuścił się ciężkiego naruszenia obowiązków, wymaga wyważenia tych dwóch wartości.
Pracodawca nie może nadużywać zasady ochrony tajności wynagrodzeń w celu obrony przed roszczeniami z tytułu nierównego traktowania i może ją stosować wyłącznie w zakresie, w jakim jest to uzasadnione ochroną jego interesów. Natomiast pracownik może podejmować tylko takie działania, które są niezbędne do przeciwdziałania naruszeniom. Ocena, czy dane zachowanie pracownika było uzasadnione, będzie uzależniona od okoliczności konkretnego przypadku. Przykładowo, pracownik nie może ujawniać danych o wynagrodzeniach osobom spoza zakładu pracy pracodawcy. Prowadziłoby to do istotnego zagrożenia interesów pracodawcy i nie jest niezbędne dla przeciwdziałania nierównemu traktowania. Tylko w wyjątkowych przypadkach, w których działania pracownika ograniczą się wyłącznie do działań niezbędnych i uzasadnionych z punktu widzenia przeciwdziałania naruszeniom, pracodawca nie będzie miał możliwości wyciągnięcia konsekwencji od pracownika, w tym w szczególności rozwiązania umowy.

Sławomir Paruch, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Robert Stępień, aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy