Przyjmując do pracy, firma musi wystawić, a następnie gromadzić co najmniej kilkadziesiąt dokumentów. Karty ewidencji czasu pracy, wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz przydziału odzieży i obuwia roboczego, pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy lub informacją o warunkach zatrudnienia. Do tego dokumentacja dotycząca podejrzeń o wystąpieniu choroby zawodowej lub wypadków przy pracy. To tylko jedne z wielu przykładów dokumentów, które musi tworzyć i przechowywać pracodawca.
– Często to zbędna biurokracja. Po co ma np. przygotowywać listy płac, skoro i tak może w każdej chwili potwierdzić wypłaty, bo dokonuje przelewów bankowych – zastanawia się Grzegorz Orłowski, radca prawny z Orłowski, Patulski, Walczak.
Podkreśla, że rozbudowane obowiązki związane z tworzeniem i przechowywaniem tak dużej liczby dokumentów skutecznie zniechęcają firmy do zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Przedsiębiorcy coraz częściej wybierają umowy cywilnoprawne, nie tylko ze względu na możliwość ponoszenia niższych kosztów pracy, lecz także aby uniknąć biurokratycznej mitręgi.

Prawo źle tworzone

Aby sprawdzić, jak wiele dokumentów musi wydawać, zbierać i przechowywać przedsiębiorca, wystarczy zapoznać się z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Oprócz dokumentów wymienionych już wcześniej zakłada ono także np. przechowywanie w aktach osobowych pracownika odpisów lub kopii pism złożonych w trakcie rekrutacji do pracy (np. kwestionariusza osobowego, świadectw ukończenia szkoły).
– Nadmiar biurokratycznych obowiązków to efekt tego, że ustawodawca, wprowadzając jakieś zmiany dotyczące zatrudnienia, bez refleksji dodaje, że wymagają one przekazania pracownikowi informacji w tej sprawie na piśmie albo uzyskania od nich pisemnego potwierdzenia – tłumaczy Witold Polkowski, ekspert Pracodawców RP.
Obowiązki dokumentacyjne pracodawcy / DGP
Jego zdaniem ze względu na to, że wspomniane obowiązki są zawarte w wielu przepisach, trudno byłoby teraz znowelizować wszystkie ustawy lub rozporządzenia, tak aby ograniczyć liczbę wydawanych lub przechowywanych pism, oświadczeń itp.
– Najlepszym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie przepisu, który określałby, że przez pojecie „na piśmie” lub „pisemny” rozumie się nie tylko papierowy dokument, lecz także ten w wersji elektronicznej, który można np. wysłać pracownikowi e-mailem – dodaje.
Pomysł ten popiera Bartłomiej Raczkowski, adwokat z Kancelarii Raczkowski i Wspólnicy.
– Pracodawcy narzekają bardziej na obowiązek wydawania lub gromadzenia dokumentów w wersji papierowej niż na samą ich liczbę. A przepisy prawa pracy najczęściej milczą o elektronicznych wersjach pism – dodaje.



Srogie wymogi

Obowiązujące przepisy nie zezwalają na prowadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej. Dla pracodawców oznacza to wydatki. Art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.) przewiduje, że pracodawcy powinni przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. W przypadku zaginięcia lub zniszczenia tych dokumentów pracodawcom grozi ewentualna odpowiedzialność odszkodowawcza w stosunku do pracownika.
Tak surowe obostrzenia obowiązują, mimo że pozyskiwanie wielu z wymaganych dokumentów często ma znikome znaczenie. Przykładem może być ewidencja czasu pracy.
– Trudno uzasadnić, dlaczego ma być ona prowadzona w obecny sposób, skoro w praktyce pracodawcy pozostawia się swobodę co do faktów w niej potwierdzanych. W razie sporu pracownik może łatwo ją podważyć – wyjaśnia Grzegorz Orłowski.

Resort pracuje

O problemach firm z papierową dokumentacją wie resort pracy. W odpowiedzi na interpelację posła Tadeusza Tomaszewskiego (nr 354 z 9 grudnia 2011 r., znak: SPS-023-354/11) Władysław Kosiniak-Kamysz, minister pracy, podkreślił, że przechowywanie dużej liczby dokumentów jest trudne ze względów organizacyjnych oraz wymaga znacznych nakładów finansowych. Wprowadzenie możliwości wytwarzania, archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej jest więc warte rozważenia. Minister podkreślał, że problem ten jest analizowany w podległym mu resorcie.
Do tej pory resort nie przedstawił jednak propozycji zmian w tym zakresie.