Zanim gmina przekaże do wojewody wniosek o 500 zł na dziecko, z którego wynika, że członek rodziny przebywa za granicą, powinna najpierw zgromadzić i dołączyć do niego komplet dokumentów. W szczególności tych, które dotyczą jego aktywności zawodowej.



Taki sposób postępowania został przedstawiony w piśmie Elżbiety Rafalskiej, minister rodziny, pracy i polityki społecznej, skierowanym do wójtów, burmistrzów i prezydentów miast. Wskazuje ono zasady współpracy między gminami i wojewodami przy rozpatrywaniu wniosków o świadczenia rodzinne i wychowawcze, które są objęte unijnymi przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Od początku br. to właśnie do wojewodów samorządy muszą przekazywać te wnioski o świadczenia, w których osoba starająca się o ich uzyskanie zaznaczyła, że ona sama lub drugi rodzic przebywa w innym kraju UE (wcześniej trafiały do marszałków województw). Jego urzędnicy zaś ustalają decyzję, czy w danej sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji, oraz który kraj jest właściwy do wypłaty pieniędzy na dzieci.
Aby procedury z tym związane przebiegały sprawniej, resort przekazały gminom wytyczne. Wyjaśnia w nich, że gmina, przyjmując wniosek o 500 zł na dziecko lub świadczenia rodzinne, powinna skompletować go tak, jakby sama była władna rozpoznać sprawę. To oznacza, że przed przekazaniem go wojewodzie pracownik samorządowej jednostki ma za zadanie przeanalizować formularz oraz załączniki, w tym oświadczenia, pod kątem tego, czy są właściwie wypełnione i czy nie brakuje jakichś dokumentów. Tym samym to rolą gminy jest zweryfikowanie jaki charakter ma pobyt członka rodziny za granicą (turystyczny lub leczniczy jest wyłączony z koordynacji). Co ważne, w dokumentacji powinny znaleźć się informacje o osobie, która wyjechała z Polski, w tym m.in. kraj pobytu i adres zamieszkania oraz dane o jej aktywności zawodowej, np. pracodawcy oraz formie zatrudnienia. MRPiPS przypomina przy tym, że w zależności od indywidualnej sytuacji mogą być potrzebne różne dokumenty.
Jednocześnie w przypadku stwierdzenia błędów lub braków we wniosku to gmina powinna podjąć działania zmierzające do ich usunięcia. Jeśli tego nie zrobi, przedwczesne jest przekazywanie dokumentów wojewodzie. W konsekwencji takie wnioski – jako niekompletne – będą zwracane do uzupełnienia. Ponadto MRPiPS zaleca, aby dokumentacja była przekazywana elektronicznie, za pośrednictwem e-PUAP lub platformy Emp@tia, co wpłynie na przyspieszenie realizacji danej sprawy.
– Niektóre urzędy marszałkowskie już wcześniej miały takie wymagania dotyczące dokumentacji, więc spodziewaliśmy się, że zostaną one rozszerzone na cały kraj – mówi Magdalena Rynkiewicz-Stępień, zastępca dyrektora Miejskiego Centrum Świadczeń w Opolu.
Eliza Dygas, kierownik działu świadczeń rodzinnych MOPS w Płocku, zwraca natomiast uwagę, że taka procedura praktycznie cały ciężar związany ze zbieraniem dokumentów przerzuca na barki pracowników gmin, a jednocześnie budzi wątpliwości, czy faktycznie mają oni prawo wzywać rodzica do ich uzupełnienia, skoro nie są organem właściwym do ustalania koordynacji.