Świadczenie w postaci zapewnienia pracownikowi zakwaterowania jest przychodem ze stosunku pracy. W praktyce może on być zwolniony z PIT w całości lub w części.
Praca poza miejscem stałego zamieszkania, a także podróże służbowe wiążą się z koniecznością zapewnienia pracownikowi zakwaterowania. Z podatku dochodowego zwolniona jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 500 zł. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).
– Limit kwotowy odnosi się zarówno do zakwaterowania w hotelach pracowniczych, jak i w kwaterach prywatnych – zwraca uwagę Anna Kaźmierczak, konsultant w Kancelarii Initium Krzysztof Biernacki.

Warunki zwolnienia

Preferencja przysługuje, pod warunkiem że miejsce zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład, a pracownik nie korzysta z podwyższonych kosztów z art. 22 ustawy o PIT.

Jeżeli miesięczny koszt zakwaterowania pracownika przekracza 500 zł, pracodawca zobowiązany jest doliczyć nadwyżkę do przychodu podatnika

– Limitowane zwolnienie ma zastosowanie także w odniesieniu do pracowników oddelegowanych do pracy za granicą – podkreśla Katarzyna Chrapowicka, ekspert w DLA Piper Wiater.
Jeżeli miesięczny koszt zakwaterowania pracownika przekroczy 500 zł, nadwyżka ponad ten limit będzie stanowiła dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Pracodawca będzie zobowiązany doliczyć wartość nadwyżki do przychodu i odprowadzić należny podatek.



Pracownik w podróży

Odrębne zwolnienie odnosi się do kosztów zakwaterowania w podróżach służbowych pracowników. Katarzyna Chrapowicka wyjaśnia, że diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – w tym koszty noclegu – są zwolnione z opodatkowania (w wysokości określonej w tym przepisie).
Niektóre zawody, np. kierowcy czy przedstawiciele handlowi, wiążą się nierozerwalnie z częstymi podróżami, które nie są podróżami służbowymi w rozumieniu kodeksu pracy.
– Wtedy zdaniem większości organów podatkowych podróż do miejsca wymienionego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania obowiązków służbowych nie wypełnia definicji podróży służbowej, a zatem koszt ewentualnego noclegu jest przychodem pracownika – ostrzega Katarzyna Chrapowicka.
Jednak wydatki ponoszone przez przedstawicieli handlowych na zakwaterowanie podczas wyjazdu nie mają związku z celami osobistymi, a wyłącznie z celami służbowymi.
– Wobec tego wydatki ponoszone przez przedstawicieli handlowych na zakwaterowanie, mimo że nie stanowią wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową, nie powinny podlegać opodatkowaniu – uważa ekspert DLA Piper Wiater.
Z takim stanowiskiem zgodził się dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 21 marca 2011 r. (nr. IPPB2/415-3/11-4/AS).

Obniżona stawka VAT

– Pracodawca, który świadczy usługi zakwaterowania na rzecz pracowników, nie powinien ich utożsamiać z usługami wynajmu pokoi– zwraca uwagę Anna Kaźmierczak.
W Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług w pozycji 55.90.12.0 wskazano „Pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem”, w ramach których ujęto usługi świadczone przez hotele pracownicze. Zgodnie z załącznikiem nr 3 (poz. 163) do ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054) objęto je obniżoną stawką, przy czym od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2013 r. wynosi ona 8 proc.
– Tym samym usługi zakwaterowania pracowników pracodawca powinien objąć 8-proc. stawką VAT – mówi Anna Kaźmierczak.
Nasza rozmówczyni podkreśla, że zarówno zwolnienia w PIT, jak i stawki określone w VAT dla usług zakwaterowania odnoszą się wyłącznie do pracowników. Do celów podatkowych za pracownika uważa się natomiast osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy. Nie dotyczy to zatem pracowników zatrudnionych na podstawie umowy-zlecenia czy umowy o dzieło.