Czym jest biznesowy system operacyjny?

To oprogramowanie pozwalające w sposób cyfrowy zarządzać firmą lub organizacją. Tworzy ono środowisko dla aplikacji służących do przetwarzania procesów biznesowych oraz kontroli zadań realizowanych przez pracowników. W tym celu biznesowy system operacyjny dostarcza trzy główne elementy: obiektowy model firmy odwzorowujący jej zasoby, silnik procesów oraz powłokę komunikacyjną, na którą składają się mechanizmy pracy grupowej. Warunkiem jego utworzenia jest kompletność środowiska oraz właściwy sposób odzwierciedlenia rzeczywistych obiektów biznesowych, tak aby powstające w nim aplikacje pozwalały łatwo i wydajnie nimi zarządzać.

.

.

źródło: Inne

Czy może wskazać Pan konkretne przykłady funkcjonujących już systemów?

Może być to system READY, na którego bazie na rynku polskim z sukcesem oferowany jest cały zestaw aplikacji webowych pod nazwą eDokumenty. W tym wypadku w jednym pakiecie udostępniono obieg dokumentów, workflow, CRM, klienta poczty IMAP, system do zarządzania projektami i kontrolingu finansowego. W ten sposób zintegrowano najważniejsze obszary zarządzania firmą i spowodowano, że w systemie jest stale obecny prawie każdy pracownik umysłowy firmy. W nim otrzymuje wszystkie zadania i sprawy, z których składa się jego praca: e-maile, dokumenty, polecenia od przełożonych, oraz zaplanowane wcześniej w kalendarzu zdarzenia. Istotne jest to, że niektóre działania są dużo bardziej uporządkowane i prostsze do wykonania w środowisku biznesowego systemu operacyjnego niż przy użyciu tradycyjnych aplikacji: osobnego klienta poczty, Excela, plików na dyskach współdzielonych i ograniczonych do działu handlowego aplikacji CRM. Pracownicy np. nie muszą przekazywać wewnątrz organizacji e-maili za pomocą niekończących się łańcuszków „Fw:Fw:Re”, produkując przy tym miliony niepotrzebnych i zduplikowanych informacji. Opierając się na webowym kliencie poczty IMAP oraz narzędzi pracy grupowej, e-maile są automatycznie lub z pomocą użytkownika klasyfikowane do klientów spraw i zadań, dla których zainteresowani dostają odpowiednie powiadomienia.

Według jakiego klucza porządkowe są przechodzące przez system informacje?

Kolejnością wykonywania zadań sterują zdefiniowane przez zarząd procedury egzekwowane za pomocą silnika procesów – workflow. W taki sposób przetwarzane mogą być wszelkie inne niż e-maile dokumenty, np.: oferty, zamówienia, faktury, umowy, różnego rodzaju wnioski i pisma, jak również wszystko, co jest plikiem lub stanowi informację wyrażoną w świecie cyfrowym. Wszystkie informacje są porządkowane w intuicyjny, a zarazem jednolity w spółce sposób, który jest zgodny z najlepszymi praktykami klasyfikowania informacji i dokumentów.

A czym to się różni od istniejących obecnie systemów pracy grupowej i systemów BPM?

Biznesowy system operacyjny musi obejmować zintegrowany system pracy grupowej i BPM, ale najważniejsza różnica nie wynika z zakresu udostępnianych aplikacji czy funkcji, ale raczej ze sposobu ich działania, a konkretnie tego, jak odwzorowują rzeczywistość biznesową i jak komunikują się z użytkownikami. Wyraźna różnica dotyczy także czegoś, co bywa obecnie określane mianem Enterprise 2.0, czyli przeniesienia podejścia do komunikacji znanego z portali społecznościowych na platformy pracy w firmach. Kluczowe dla nich jest to, że taka nowoczesna i lekka komunikacja odbywa się w kontekście ważnych informacji lub identyfikowalnych obiektów biznesowych, np. dokumentów, spraw klientów czy zadań.

Czy system taki oferuje coś więcej niż znane systemy pracy grupowej i BPM?

Oprócz podanych wyżej korzyści, biznesowy system operacyjny musi umożliwić także utworzenie modelu organizacji, czyli odwzorowanie jej struktury, funkcji i zasobów. Powinny one dla osób zarządzających stać się widoczne niczym mapa, na której widać firmę, jej elementy, ich działanie. System ponadto musi umożliwiać zbieranie i kontrolowanie informacji w ustalony dla danej firmy sposób. Nie możemy dać użytkownikom całkowitej wolności dotyczącej sposobu gromadzenia informacji. Grozi to bowiem cyfrowym bałaganem. Nie oznacza to jednak, że użytkownikom musimy udostępnić wyłącznie sztywny zestaw folderów, który będzie ograniczał ich kreatywność w klasyfikacji treści na niższym poziomie. Nowoczesny i bardziej prosty sposób gromadzenia treści opiera się na naturalnym podziale wynikającym ze struktury organizacyjnej rozszerzonym o mechanizm, który można porównać do znanych z sieci społecznościowych hashtagów. Ta zmiana podejścia znacznie ułatwia samo klasyfikowanie treści, jak również pozwala na ich wielokrotnie wydajniejsze wykorzystanie.

Jeśli system powinien tak dobrze odwzorowywać organizację, to czy trzeba go budować od nowa w każdej firmie?

Poniekąd tak. Aby zbudować taki działający i rzeczywisty model, musimy zadać sobie trud i zacząć jego definiowanie od podstaw. Ale nie oznacza to, że nie można tego zrobić łatwiej, np. przy użyciu wzorców i szablonów. W takim przypadku, biznesowy system operacyjny można zbudować jak z klocków. Musimy zidentyfikować potrzebne dla danej firmy elementy, takie jak zasoby, procesy i aplikacje, następnie je razem poskładać przydzielając poszczególne odpowiedzialności do komórek, stanowisk i ról pełnionych przez pracowników. Jest to bardzo ważne i warunkuje powstanie biznesowego systemu operacyjnego. Musi on być indywidualny, ale jednocześnie łatwy w utrzymaniu. System eDokumenty np. udostępnia platformę cloud, na której użytkownik po zarejestrowaniu może z niewielką pomocą helpdesku w kilkanaście minut skonfigurować oraz uruchomić oprogramowanie i zobaczyć własną firmę z lotu ptaka.

.

.

źródło: Inne

Czy są już przykłady firm, które zajęły się tą tematyką i promują tego typu rozwiązania?

My pierwsi nazwaliśmy tak tę ideę, co nie znaczy, że ona już nie funkcjonuje na świecie, choć może być inaczej definiowana. Poza tym jest jednak wiele firm, które nie tylko dostarczają oprogramowanie, ale zajmują się czymś, co można nazwać cyfrową transformacją. Jest to próba stworzenia takiego środowiska, które oprócz cyfryzacji procesów umożliwia synergię ludzi i informacji. W ten sposób zwielokrotnia się wartość posiadanych zasobów.

Jak zatem osiągnąć zamierzony efekt?

Nie ma to jednego wzorca. Można jednak zidentyfikować elementy, które muszą zaistnieć, aby taki efekt uzyskać. Są to z pewnością narzędzia pracy grupowej, właściwy model obiektowy oraz proste i adekwatne do wymagań aplikacje. Tego typu rozwiązanie poznamy więc m.in. po zaawansowanym i dojrzałym modelu obiektowym udostępnianym w postaci udokumentowanego API (interfejsu programistycznego).

Co oferuje firma eDokumenty jako wartość dodaną w porównaniu do innych ofert o podobnym charakterze?

Po pierwsze skupiliśmy się na prostocie i adekwatności interfejsu użytkownika, co zajmuje nam lwią część zasobów. Dużo czasu poświęcamy na warsztaty i testy, by zweryfikować co jest rzeczywistą potrzebą określonych grup użytkowników i w jakiej formie udostępnić funkcje, by były one możliwe do łatwego wykorzystania bez czytania instrukcji. To się przekłada na cały User Experience. Zdajemy sobie sprawę, że system jest potężnym narzędziem dla zarządu, ale tworzymy go tak, jakby najważniejszy był końcowy użytkownik. Cieszymy się, kiedy użytkownicy deklarują, że bardzo lubią system. To jest chyba najważniejsza i przy tym nie tak często spotykana wartość.

.

.

źródło: Inne

Drugi aspekt to kompletność systemu. Nie oznacza ona, że oferujemy wszystkie funkcje, jakie są możliwe. Tego nie może zaoferować żadna, nawet największa firma. Ale można przewidzieć, jakie elementy są potrzebne, by zbudować każdą funkcję. Część z nich jest dostarczana wraz z wzorcami procesów i aplikacji, a pozostałe można samodzielnie utworzyć zgodnie z wiedzą, potrzebami i wyobraźnią użytkownika bądź integratora, który potrafi te klocki poskładać.

Trzecia unikalna cecha naszego oprogramowania to prosty sposób definiowania i oznaczania obiektów biznesowych. Zidentyfikowaliśmy kilkanaście takich obiektów i oznaczyliśmy je kolorami, dzięki czemu łatwiej zapadają w pamięć i mogą być używane w sposób naturalny. Na przykład obiekty związane z czasem i pieniędzmi są oznaczane kolorem zielonym, sprawy dotyczące obsługi klientów kolorem czerwonym, a dokumenty niebieskim. To powoduje, że mózg użytkownika łatwiej kojarzy i porządkuje informacje. To unikalne koncepcja, nikt inny wcześniej nie wpadł na taki pomysł.

.

.

źródło: Inne

Czy decyzja o wdrożeniu biznesowego systemu operacyjnego oznacza, że wdrożone wcześniej elementy oprogramowania trzeba wyrzucić do kosza?

Na pewno nie wszystkie i nie wszystkie na raz. Niewątpliwie powinien pozostać system ERP, ale rozumiany w znaczeniu klasycznym. Umieszczanie elementów takich jak procesy biznesowe lub system obiegu dokumentów w ERP zazwyczaj nie jest udane, dlatego te funkcje trzeba przenieść na platformę biznesowego systemu operacyjnego. Natomiast księgowość lub programy obsługi magazynów powinny zostać w ERP. Systemy pracy grupowej lub CRM są na tyle ważne, że warunkiem zaistnienia biznesowego systemu operacyjnego jest, by narzędzia te dość szybko stały się jego integralnym elementem. W wielu aplikacjach dziedzinowych i dedykowanych ukryta jest bardzo duża wiedza o danym procesie, dlatego nie można zbyt pochopnie podchodzić do kwestii migracji istniejących aplikacji do biznesowego systemu operacyjnego.

Więcej informacji na: www.edokumenty.eu oraz www.ready-os.com/pl/ .

Biznesowy system operacyjny to środowisko pracy dla biznesu zawsze gotowe do działania, o każdej porze i niezależnie, w jakim miejscu jest jego użytkownik. To swego rodzaju przestrzeń spajająca świat rzeczywisty ze światem cyfrowym.