W XXI w. już nie trzeba się zastanawiać, jak oszczędzać na wydatkach służbowych. Pomagają w tym systemy informatyczne. Trzeba tylko chcieć z nich skorzystać
Zaoszczędzić można na wszystkim: zarządzaniu flotą, zakupach firmowych, podróżach służbowych, minimalizacji obiegu papierowej dokumentacji, zarządzaniu systemami informatycznymi i optymalizacji podatkowej. Większość firm wciąż nie może się jednak obejść bez papierkowych rozliczeń i zbierania ton dokumentów, które archiwizują często całe sztaby pracowników działów księgowości.
Monitoring ważna rzecz
Najprostszym sposobem zarządzania wydatkami firmowymi jest wyposażenie, nie tylko członków zarządu, ale i pracowników, w karty płatnicze przeznaczone dla klientów biznesowych. Pozwoli to nie tylko na zaoszczędzenie czasu na późniejsze rozliczanie płatności, ale umożliwi również korzystanie przy zakupach z wielu rabatów i innych promocji. Karty nieocenione są również podczas podróży służbowych. Dzięki nim weryfikacja płatności jest znacznie łatwiejsza i przede wszystkim szybsza.
Dotyczy to również specjalnych kart paliwowych, które są nieocenionym narzędziem wspomagającym zarządzanie flotą. Tu przyda się jednak nie tylko plastik w portfelu, ale również zamontowany w aucie GPS. Dzięki możliwości lokalizacji pojazdu można podnieść efektywność dnia pracy, sprawdzić przebiegi, doprecyzować trasy przejazdów. Monitoring ułatwi również kontrolowanie zużycia paliwa, czas przejazdów i przestojów. Fachowcy szacują, że dzięki takiemu rozwiązaniu można w ciągu trzech miesięcy ściąć koszty obsługi floty nawet o 30 proc.
Inteligentne systemy pozwalają na kontrolę nie tylko aut, ale również zużycia energii wody i innych mediów. Dużą ich zaletą jest możliwość analizy danych bez instalacji systemu i możliwość odczytu wyników na dowolnym komputerze. Znaczenie ma też ekologia. W przypadku kontroli zużycia energii przy okazji redukuje się emisję gazów cieplarnianych.
Wciąż niesłabnącym powodzeniem cieszy się również outsourcing. Kiedyś głównie wykorzystywany do obsługi finansowej, dzisiaj w wielu innych dziedzinach, np. do obsługi kasowej. Pozwala na ścięcie kosztów zatrudnienia dodatkowych pracowników, zwalania z obowiązku podnoszenia ich kwalifikacji i odpowiedzialności, co dla wielu firm jest dużym odciążeniem. Coraz większe powodzenie ma również outsourcing druku. Zwłaszcza że ogranicza ilość sprzętu w firmie i oszczędza czas pracowników.
Podróżować można taniej
W wielu firmach istotnym kosztem jest organizacja podróży służbowych. Znalezienie najdogodniejszego dojazdu, transfer do i z hotelu, wynajęcie sali konferencyjnej i zorganizowanie spotkania biznesowego zajmują czas. Czynności te można jednak zlecić wyspecjalizowanym firmom, które postarają się również o optymalizację kosztów.
Firmy, które nie chcą zlecać na zewnątrz obsługi podróży służbowych, również mają szansę na wdrażanie oszczędności poprzez korzystanie z ofert przeznaczonych specjalnie dla nich. PLL LOT w tym celu wprowadził klasy ekonomiczne premium usytuowane między klasą biznes a klasą ekonomiczną oraz Economy Plus. – To odpowiedź na potrzeby firm, które chcą ograniczać wydatki, ale uznają za racjonalne zapewnienie kadrze zarządczej wyższego komfortu niż w klasie ekonomicznej. To nie oznacza, że klasa biznes zniknie – ona nadal ma uzasadnienie, ale nie dla wszystkich na krótkich rejsach. Jeśli planujemy pracować w trakcie lotu, wolne miejsce obok może być bardzo przydatne i zwiększa komfort; nie ma jednej reguły – wszystko zależy od potrzeb – podkreśla Michał Leman, general manager LOT Travel.
Przyznaje również, że coraz więcej małych i średnich firm zaczyna podpisywać bezpośrednie umowy z przewoźnikami, aby uzyskiwać rabaty, premie w specjalnych programach korporacyjnych czy też inne usługi dodatkowe. W programie LOT Dla Firm z początkiem marca zmienił się sposób naliczania punktów za przeloty, które są przyznawane teraz ze względu na wysokość taryfy biletu. Oferta ma ułatwić zarządzanie podróżami służbowymi i pomóc firmom w obniżaniu kosztów.
W zgodzie z fiskusem
Jednym z istotnych aspektów optymalizacji wydatków firmowych jest ich rozliczenie dla celów podatkowych.
– Co do zasady koszty związane z bieżącym funkcjonowaniem biura, podróży służbowych czy utrzymana floty mogą być kosztami podatkowymi, pod warunkiem że wykazują związek z przychodem oraz są właściwie udokumentowane – tłumaczy Monika Lewandowska, doradca podatkowy w Crido Taxand.
Specjalistka przypomina jednocześnie, że należy pamiętać, iż każda z wymienionych grup wydatków ma swoje niezależne ograniczenia zaliczalności do kosztów podatkowych wynikające z ustaw podatkowych, jak np. limit wynikający z kilometrówki czy reprezentacyjny charakter wydatków.
– Jeszcze inną kwestią jest rozliczenie tych wydatków w czasie: jednorazowo w dacie poniesienia, w momencie uzyskania przychodu czy też w czasie proporcjonalnie do okresu, jakiego dotyczy umowa, np. w przypadku opłaty wstępnej przy leasingu – dodaje Monika Lewandowska.
Zdaniem doradcy czasami warto rozważyć też zmianę podejścia do zaliczenia określonych wydatków do kosztów podatkowych, jak np. całości czynszu najmu samochodu, co może przynieść wymierne oszczędności w podatkach.