Przygotowanie dobrego wniosku o dotację wymaga czasu i wysiłku. Należy w nim dowieść, że projekt wpisuje się w założenia konkretnego konkursu, a firma jest na tyle sprawna i wiarygodna, że poradzi sobie z jego realizacją. Jako dodatkowy element często wymagany jest biznesplan. Coraz więcej instytucji umożliwia składanie wniosków drogą elektroniczną, w pozostałych przypadkach trzeba je złożyć w formie papierowej.

Wniosek podlega dwóm rodzajom oceny: formalnej i merytorycznej. Może się zdarzyć, że wnioskodawca zostanie poproszony o dokonanie uzupełnień. Standardowo ocena wniosków trwa kilka miesięcy od zakończenia naboru.

Właściwy wybór

Na nic zda się nawet najbardziej rzetelne przygotowanie wniosku, jeżeli projekt nie będzie pasował do założeń konkretnego rodzaju dotacji. Dlatego bardzo ważne jest, aby na samym początku zapoznać się z dokumentacją konkursu o dofinansowanie – przeczytać ją dokładnie i ze zrozumieniem, a w razie potrzeby dodatkowo skonsultować. Doświadczenie pokazuje, że wiele wniosków odpada, ponieważ nie spełnia podstawowych merytorycznych kryteriów. Dlatego o radę w pierwszej kolejności warto pytać w Punkcie Informacyjnym Funduszy Europejskich – tam specjaliści bezpłatnie udzielają wiarygodnych informacji i podpowiedzą, który typ wsparcia jest właściwy dla danego przedsięwzięcia. Nie zawsze warto natomiast ufać zapewnieniom firm trudniących się wypełnianiem wniosków – wiele z nich jest rzetelnych, ale bywają i takie, które kierowane chęcią zysku wprowadzają klientów w błąd.

– W wielu typach dotacji dofinansowanie obejmuje zakup maszyn, urządzeń czy innych środków trwałych. Jednak kluczem do oceny projektu jest to, czemu takie zakupy mają służyć, a nie co będzie się na nie składało – wyjaśnia Marcin Chrzanowski z Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, instytucji odpowiedzialnej m.in. za przyznawanie dotacji inwestycyjnych w tzw. programie „Szybka Ścieżka”.

Jakie dokumenty warto czytać w fazie poszukiwania właściwego źródła wsparcia? Jeżeli wiemy już, w jakich programach są dotacje odpowiadające naszym potrzebom, na pewno warto zapoznać się ze Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych. Jest tam wskazany cel uruchomienia danej formy wsparcia oraz typy projektów, które mogą zostać dofinansowane. Dokumenty te są na internetowych serwisach poszczególnych programów, do których najłatwiej jest wejść z poziomu portalu www.FunduszeEuropejskie.gov.pl. Co ważne, dostęp do nich jest stały, niezależnie od terminów naborów wniosków o dofinansowanie.

Część dokumentów jest udostępnianych dopiero w momencie ogłoszenia naboru. Są to przede wszystkim Regulamin Konkursu, instrukcja wypełniania wniosku oraz opis kryteriów oceny. O ile lektura regulaminu i instrukcji jest dla większości osób czymś oczywistym, wielu pomija wykaz kryteriów. To duży błąd. Zawiera bowiem bardzo wyraźne informacje, jakie warunki trzeba spełnić, aby uzyskać dofinansowanie. Stanowi też doskonałą listę kontrolną, dzięki której jeszcze przed złożeniem wniosku można sprawdzić, na jaki wynik ma szansę oraz czy spełnia wszystkie kryteria formalne.

Strona formalna

Słowo, które nieoderwalnie kojarzy się z Funduszami Europejskimi to: formalności. Towarzyszą firmom korzystającym z dotacji od momentu podjęcia starań o unijne pieniądze, poprzez realizację projektu, aż do końcowego rozliczenia.

Przyjmuje się, że ocena formalna co do zasady powinna być czynnością techniczną i dotyczyć takich kwestii jak: terminowe złożenie wniosku we właściwej instytucji, kompletność dokumentów, właściwy status wnioskodawcy, wersja generatora wniosków, poprawność rachunkowa itp.

Nie ma jednego uniwersalnego katalogu wymogów formalnych. Różnice zaczynają się już od liczby załączników, które należy złożyć wraz z wnioskiem o dofinansowanie, a kończą na samym sposobie i zakresie dokonywania oceny. Część instytucji, szczególnie regionalnych, nie ogranicza się do minimum wymaganego przez Unię i zalecanego przez Ministerstwo Rozwoju. Różnice, w zależności od programu i regionu, bywają dosyć duże. W niektórych przypadkach na etapie wnioskowania nie potrzeba żadnych załączników, a w innych kilka a nawet kilkanaście.

Różny jest też zakres dokonywania oceny formalnej. Może dotyczyć tylko kwestii podstawowych lub przybrać bardziej rozbudowaną formę, odnosząc się do treści wniosku i jej zgodności z zaleceniami z instrukcji jego wypełniania.

Trzeba jednak przyznać, że wiele instytucji sukcesywnie wprowadza uproszczenia w formalnościach przy ubieganiu się o unijne wsparcie. W programach, w których je ograniczono do minimum, błędy stały się rzadkością.

Merytoryka

Ocena merytoryczna odnosi się do treści wniosku. Starając się o dofinansowanie, przedsięwzięcie zawsze trzeba przedstawić w formie projektu, który ma swój początek, koniec, harmonogram, budżet, cele i efekty. Formularze wniosków przygotowane są w taki sposób, aby to ułatwić.

Wszystkie opisy we wniosku powinny być pełne i przejrzyste. Oceniający nie mogą przyznawać punktów na podstawie swoich domysłów. Dlatego tak ważne jest, aby we wniosku czarno na białym znalazły się zapisy odpowiadające kryteriom oceny.

Cel projektu powinien być zgodny z celem programu/działania/poddziałania, z którego ma pochodzić dofinansowanie. Bardzo ważne jest jego właściwe zrozumienie i podporządkowanie mu założeń projektu.

Wnioski oceniają eksperci mający duże doświadczenie, szerokie porównanie, a w niektórych przypadkach również specjalistyczną wiedzę w dziedzinie, której dotyczy projekt. Nie warto więc naciągać faktów, ponieważ zostanie to wychwycone przez oceniających.

– Wiele wniosków, które trafiły do nas w tym naborze na dofinansowanie Projektów B+R przedsiębiorstw, jedynie imitowało projekty badawczo-rozwojowe. Dotyczyły innowacji, ale nie zawsze był to wynik prac B+R. Nierzadko „wywracały się” też na aspekcie nowości – proponowane rozwiązania nie były wcale takie nowatorskie względem sytuacji na rynku. Czasami można było odnieść wrażenie, że aspekt badań i rozwoju był sztucznie „doczepiony” do projektu, który de facto dotyczył zakupu maszyn czy urządzeń – mówi Marcin Chrzanowski, dyrektor działu projektów komercyjnych w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju.

W spełnianiu kryteriów oceny nie można się jednak zatracić. Trzeba pamiętać, że projekt trzeba będzie faktycznie zrealizować, osiągnąć zakładane efekty i utrzymać je jeszcze kilka lat po zakończeniu i rozliczeniu wszystkich prac. W przypadku dotacji inwestycyjnych obowiązuje bowiem tzw. okres trwałości, który dla mikro, małych i średnich firm wynosi trzy lata, a dla dużych przedsiębiorstw pięć lat od dnia ostatecznego rozliczenia projektu i uregulowania wszystkich zobowiązań (w tym wpływu dotacji na konto przedsiębiorcy lub zwrotu nadwyżki z zaliczki). To szczególnie istotny aspekt jeżeli w projekcie założy się na przykład zwiększenie zatrudnienia o określoną liczbę etatów czy inne wskaźniki, których utrzymanie generuje konkretne koszty.

Formularze i terminy

Wniosek zawsze trzeba wypełniać na formularzu wskazanym w konkretnym konkursie o dofinansowanie. Najczęściej przygotowuje się go w specjalnym programie nazywanym generatorem wniosków, który jest udostępniany on-line przez instytucję udzielającą wsparcia. Z reguły można też zainstalować je na własnym komputerze. Generatory są na bieżąco aktualizowane, więc jeżeli zamierzamy ponownie ubiegać się o dofinansowanie z tego samego programu generator trzeba pobrać na nowo – poprzednio używany może już bowiem być nieaktualny. Złożenie wniosku przygotowanego na złym formularzu to błąd formalny, który eliminuje z dalszej oceny.

Generatory są zaprogramowane w taki sposób, aby ułatwić wypełniającemu dostęp do instrukcji, którymi warto się na bieżąco posiłkować. Dokonują też częściowych obliczeń. Bywa, że mają wprowadzone ograniczenia co do liczby znaków przeznaczonych na treść w danym punkcie wniosku – dlatego informacje warto podawać w syntetycznej i prostej formie. Umożliwiają eksport wniosków do formatu PDF, a tabel do standardowych programów obliczeniowych. Można też do nich importować niektóre zestawienia przygotowane w arkuszach kalkulacyjnych. Przydatną funkcją jest również walidacja wniosku – czyli sprawdzenie czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione. Niektóre generatory weryfikują również poprawność danych liczbowych wskazując na przykład na przekroczenie limitów dofinansowania.

W większości programów generator służy nie tylko do przygotowania, ale również złożenia wniosku on-line – coraz częściej jest on bowiem wymagany jedynie w wersji elektronicznej. System informatyczny może też umożliwiać śledzenie postępów oceny oraz służyć do kontaktu wnioskodawcą w celu uzupełnienia wniosku.

Najczęściej popełniane błędy formalne we wnioskach o dofinansowanie

● złożenie wniosku po terminie,

● pozostawienie pustych pól w formularzu,

● złożenie wniosku na nieaktualnym formularzu,

● brak podpisów lub podpisy złożone przez osoby do tego nieuprawnione

● niezgodność okresu realizacji zadania zawartego w harmonogramie planowanych działań z okresem, w którym powinna nastąpić jego realizacja,

● przedmiot dofinansowania niezgodny z katalogiem kosztów kwalifikowanych,

● błędy rachunkowe,

● brak lub błędne potwierdzenia kserokopii załączonych dokumentów „za zgodność z oryginałem”,

● brak części wymaganych załączników,

● rozbieżności między wersją papierową i elektroniczną wniosku.

Projekt jest współfinansowany ze środków Funduszu Spójności Unii Europejskiej