Proces korzystania z Funduszy Europejskich dzieli się na kilka etapów. Pierwszy to pozyskanie dotacji. Drugim jest realizacja i rozliczenie projektu. Ostatni to zachowanie okresu trwałości, czyli utrzymanie efektów stanowiących o spełnieniu celu projektu przez okres 3 lub 5 lat – w zależności od specyfiki beneficjenta. Spełnienie tego obowiązku podlega monitoringowi i kontroli. Oznacza to konieczność składania przez przedsiębiorców okresowych sprawozdań lub oświadczeń. Część z nich, wybrana losowo lub na podstawie analizy ryzyka, poddawana jest dodatkowej kontroli.

– Założeniem funkcjonowania Funduszy Europejskich jest takie ich wydatkowanie, aby zapewniały trwałe, pozytywne zmiany w gospodarce. Co za tym idzie na podmioty bezpośrednio zaangażowane w ich wdrażanie nałożonych jest szereg obowiązków, których spełnienie pozwala na efektywniejszą realizację celów rozwojowych. Jednym z nich jest wymóg zachowania trwałości projektu – wyjaśnia Piotr Popa, rzecznik Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.

Warto zauważyć, że zagadnienie trwałości dotyczy projektów obejmujących inwestycje w infrastrukturę lub środki trwałe służące działalności produkcyjnej i usługowej. Inne rodzaje przedsięwzięć, na przykład projekty współfinansujące instrumenty inżynierii finansowej, udział w targach zagranicznych lub misjach gospodarczych czy też szkolenia nie są objęte zasadą trwałości.

Limit zmian

W okresie trwałości niedozwolone jest poddawanie projektu znaczącej modyfikacji. Warunkiem jej wystąpienia jest zmiana charakteru własności elementu dofinansowanej infrastruktury albo zaprzestanie działalności produkcyjnej czy usługowej. Jeżeli nie wystąpi żaden z tych czynników przedsiębiorca może być spokojny o swoją dotację. Gdyby jednak chociaż jeden z nich miał miejsce w czasie trwania okresu trwałości, o zachowaniu prawa do dotacji decyduje to, czy zmiany te miały wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu lub spowodowały uzyskanie nieuzasadnionej korzyści.

Właściwe zrozumienie istoty znaczącej modyfikacji jest bardzo ważne dla przedsiębiorców korzystających z dotacji. Zachowanie okresu trwałości nie oznacza bowiem całkowitego usztywnienia działalności firmy. Rzeczą oczywistą jest, że każde przedsiębiorstwo musi reagować na zmiany zachodzące w otoczeniu gospodarczym, takie jak potrzeby klientów, działania konkurencji, postęp technologiczny. Wszystko to jest możliwe, jednak każda decyzja powinna być poprzedzona analizą wykluczającą zaistnienie znaczącej modyfikacji. Ta z pozoru prosta zasada kryje w sobie wiele niuansów i często wymaga indywidualnego podejścia – warto więc zapoznać się z opracowaniem MRR na ten temat.

W przypadku wystąpienia znaczącej modyfikacji kwota środków związana z tymi elementami projektu, które zostały jej poddane, jest uznawana za nieprawidłowość. – Przyznane fundusze uznaje się za kwotę nienależnie wypłaconą i podlegają one procedurze korekty finansowej – ostrzega Piotr Popa.

Zgodnie ze stanowiskiem Komisji Europejskiej korekta powinna być wyliczona proporcjonalnie do charakteru i wagi naruszenia oraz do strat finansowych. Uwzględniane jest również w jakim stopniu przedsiębiorca wypełnił zobowiązanie utrzymania inwestycji przez 3 lub 5 lat – tu też obowiązuje zasada proporcjonalności.

Zmiany infrastruktury

Zasadzie trwałość podlegają materialne lub infrastrukturalne elementy realizowanego projektu. Dotyczy to również urządzeń, których okres amortyzacji jest krótszy niż okres trwałości. W przypadku gdyby zakupione w ramach dotacji urządzenia utraciły swoje właściwości np. ze względu na postęp technologiczny, dopuszcza się ich wymianę, o ile nowo nabyte w ich miejsce służyć będą celom projektu. W takich przypadkach KE zaleca szczególne badanie, czy w wyniku podjętych działań beneficjent nie uzyskał nieuzasadnionych korzyści.

Zmiana w zakresie elementów dofinansowanej infrastruktury może nastąpić w różnych okolicznościach – nie tylko w wyniku zużycia czy sprzedaży, ale na przykład zniszczenia lub kradzieży. Co w takim przypadku?

– Niezbędne jest zgłoszenie zdarzenia na policję oraz pobranie odpowiedniego dokumentu potwierdzającego ten fakt. W celu zachowania trwałości projektu należy odkupić za własne środki element infrastruktury o parametrach i wartości odpowiadającej właściwościom utraconego sprzętu – podkreśla Popa.

W przypadku gdy z racji złej sytuacji ekonomicznej przedsiębiorca nie jest w stanie zastąpić skradzionego elementu projektu, a jednocześnie mimo jego utraty główny cel przedsięwzięcia zostanie zachowany, właściwa instytucja może uznać, iż nie ma obowiązku zwrotu dofinansowania.

Forma prawna

Sprzedaż lub utrata dofinansowanych elementów infrastruktury to niejedyny przypadek, w którym występuje zmiana charakteru własności decydująca o utrzymaniu okresu trwałości. Przeniesienie własności może się dokonać również w wyniku przekształceń polegających na zmianach w strukturze własnościowej podmiotu.

- Przesłanka zmiany charakteru własności powinna być interpretowana w sposób formalny jako każda podmiotowa zmiana własności wytworzonego majątku, zarówno w pełnym zakresie, jak i poprzez obejmowanie udziałów – mówi Piotr Popa.

Pojawienie się nowych wspólników w spółce czy też całkowita zmiana właściciela podmiotu budzą wątpliwości dotyczące zachowania okresu trwałości. Operacja taka jest możliwa, ale z zastrzeżeniem zachowania przez spółkę celów projektu. W takim przypadku należy też sprawdzić, czy wprowadzone zmiany nie wpłyną na zaburzenie pozostałych czynników determinujących wystąpienie znaczącej modyfikacji.

Co do zasady zmiany charakteru własności nie stanowi zmiana formy organizacyjno-prawnej przedsiębiorstwa np. na skutek przekształcenia uregulowanego w kodeksie spółek handlowych. Dodatkowej weryfikacji wymaga natomiast przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę. Jeżeli jedynym jej właścicielem będzie osoba prowadząca wcześniej działalność – nie ma wątpliwości co do braku wystąpienia zmiany charakteru własności. Gdyby jednak nowa spółka została założona przez większą liczbę wspólników – sytuacja wymagałaby już analizy i uzasadnienia.

Zmiany charakteru własności nie powoduje najem, dzierżawa, zastaw czy użyczenie, gdyż nie przenoszą prawa własności na inny podmiot.

Przeprowadzka

Przeniesienie dotowanych maszyn, urządzeń, czy też linii technologicznych w inne miejsce niż to, w którym zostały one pierwotnie zainstalowane, jest możliwe. Jednak i tutaj występują pewne ograniczenia. Głównym jest kwestia przypisania typu pomocy, z której skorzystał przedsiębiorca, do konkretnego obszaru.

– Gdy beneficjent przeniesie w okresie trwałości prowadzoną działalność gospodarczą do innego państwa, zamykając tym samym przedsiębiorstwo prowadzone na terenie państwa, od którego otrzymał pomoc, będzie to jednoznaczne z niedotrzymaniem trwałości projektu. Konsekwencją będzie zastosowanie względem niego korekty finansowej celem odzyskania pomocy – uprzedza rzecznik MRR.

W takim przypadku o zaistniałej sytuacji poinformowana musi zostać Komisja Europejska i państwo, do którego przeniesiona została działalność. Ma to zapobiec ewentualnemu udzieleniu dotacji dla projektu, który polegałby na uruchomieniu przez beneficjenta przenoszonej działalności.

Analogiczne zasady obowiązują w przypadku zmiany lokalizacji prowadzonej działalności między województwami – jeżeli firma uzyskała dotację z programu regionalnego.

Zaznaczyć tu jednak należy, że przeniesienie samego sprzętu i działalności produkcyjnej lub usługowej przy zachowaniu siedziby firmy w pierwotnej lokalizacji nie musi skutkować niedotrzymaniem okresu trwałości. I odwrotnie – zachowanie lokalizacji produkcji przy zmianie adresu siedziby też nie jest jednoznaczne z zerwaniem okresu trwałości.

Co trzeba koniecznie wiedzieć

Znacząca modyfikacja

Nie można poddawać projektu zasadniczej modyfikacji wynikającej:

Upadłość a okres trwałości

Nowelizacja rozporządzenia nr 1083/2006 z czerwca 2010 r. obejmowała swoim zakresem art 57. W zakresie przesłanki zaprzestania działalności produkcyjnej ustalono wyjątek – naruszenie zasady trwałości nie następuje w przypadku „operacji poddanej zasadniczej modyfikacji w wyniku zaprzestania działalności produkcyjnej spowodowanego upadłością niewynikającą z oszukańczego bankructwa. Powyższa zmiana została wprowadzona retroaktywnie od 1 stycznia 2007 r.

Warto przeczytać

Materiały dostępne na www.funduszeeuropejskie.gov.pl :

● Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006, art. 57;

● „Zagadnienie zachowania trwałości projektu współfinansowanego z funduszy europejskich”, autorstwa Ministerstwa Rozwoju Regionalnego;

● „Nieuzasadniona korzyść” – definicja pojęcia na użytek systemu wdrażania EFRR i FS autorstwa Deloitte Legal, Pasternak i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza sp.k opracowana na zlecenie MRR