źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Planujący przejście na emeryturę muszą się liczyć z tym, że zgromadzenie dokumentów niezbędnych do otrzymania świadczenia może im zająć nawet kilkanaście miesięcy. Powód? Obniżenie wieku emerytalnego wywołało znaczący wzrost liczby wniosków o wydanie kopii z dokumentacji osobowej i płacowej – wyjaśnia Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. Kropkę nad i stawia Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego (MKiDN), któremu podlegają państwowe archiwa. Poinformowało, że w 2017 r. padł rekord i wpłynęło 21,5 tys. wniosków w sprawach dokumentacji pracowniczej.

To nie koniec problemów

– Coraz więcej osób otrzymuje niekorzystne dla siebie decyzje emerytalne i korzysta z drogi sądowej. Trzeba się liczyć z tym, że po wakacjach sądy zwrócą się do nas o wydanie dokumentów związanych z toczącymi się sprawami – mówi Jolanta Louchin, zastępca dyrektora ds. dokumentacji osobowej i płacowej Archiwum Państwowego w Warszawie.

Wyjaśnia, że sądy nie będą czekać wielu miesięcy w kolejce i archiwum będzie musiało przygotowywać wymagane dokumenty w wyznaczonym terminie, na przykład w ciągu 14 dni.

– A to spowoduje, że prywatni interesanci będą musieli czekać jeszcze dłużej niż dziś – tłumaczy Jolanta Louchin.

Góra papierów

Resort kultury i dziedzictwa narodowego podkreśla, że z każdym rokiem przybywa akt pracowniczych zabezpieczanych przez Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Zostało ono stworzone w 2004 r. po to, by trafiała do niego dokumentacja pracownicza likwidowanych i upadających firm. Obecnie jest to ponad 30 km akt.

– Odpowiada to odległości od Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie do Tarczyna. Dokumentacja ta, przechowywana wcześniej w różnych warunkach, często jest w złym stanie technicznym, należy ją zdezynfekować, oczyścić i uporządkować, a to jest czasochłonne – wyjaśnia Anna Pawłowska-Pojawa, dyrektor Centrum Informacyjnego MKiDN.

Zapewnia, że archiwum podejmuje działania mające na celu usprawnienie obsługi klientów, między innymi zatrudniając dodatkowe osoby.

Problem przyszłego emeryta

– Ustawodawca nałożył na ubezpieczonych obowiązek dostarczenia akt pracowniczych potwierdzających zarówno okresy zatrudnienia, jak i wysokość zarobków, nie sprawdzając, czy jest to możliwe – zauważa Andrzej Strębski, niezależny ekspert ubezpieczeniowy.

Dodaje, że kwestia ta jest szczególnie dotkliwa dla osób, które obecnie przechodzą na emeryturę. – To właśnie one muszą zgromadzić dokumentację niezbędną do obliczenia kapitału początkowego – podkreśla.

Prywatne archiwa w rejestrze

Eksperci przestrzegają, że kolejka w archiwum w Milanówku po nowym roku może się jeszcze bardziej wydłużyć. Wszystko z powodu zmiany przepisów dotyczących prywatnych archiwów. Tak jak państwowe archiwum w Milanówku, również one zajmują się ochroną dokumentów pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw. Zgodnie z art. 11–12 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357) te prywatne placówki, które obecnie nie mają wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałków poszczególnych województw, muszą go uzyskać. Mają na to czas do 31 grudnia.

Jeżeli im się to nie uda w tym terminie, ich działalność zostanie uznana za nielegalną i będą musieli ją zakończyć.

Ludzie poczekają dłużej

Co z dokumentacją? Powinna trafić do innego przedsiębiorcy, który przechowuje akta osobowe i płacowe – prywatnego lub państwowego. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych podkreśla, że jeśli taki przechowawca nie ma pieniędzy na przekazanie dokumentów innemu podmiotowi, może się zwrócić do sądu rejestrowego o wydanie postanowienia dotyczącego braku środków na ten cel. Na tej podstawie dokumentację ma obowiązek przejąć archiwum państwowe wskazane przez naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych.

– To w praktyce oznacza, że osoby przechodzące na emeryturę znów zaczną poszukiwać dokumentacji po różnych archiwach – mówi Andrzej Strębski.